Приложение к Указу от 27.03.2009 г № 60-УГ Положение
Положение о секретариате администрации главы республики мордовия
Глава 1.Общие положения
1.Секретариат Администрации Главы Республики Мордовия (далее - Секретариат) является структурным подразделением Администрации Главы Республики Мордовия.
2.В своей деятельности Секретариат руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, законами Республики Мордовия, указами Главы Республики Мордовия, Положением об Администрации Главы Республики Мордовия, а также настоящим Положением.
3.Положение о Секретариате утверждается Главой Республики Мордовия.
Глава 2.Задачи и функции
4.Основными задачами Секретариата являются:
организация документационного обеспечения деятельности Главы Республики Мордовия и Администрации Главы Республики Мордовия;
обеспечение функционирования единой системы делопроизводства, внедрение эффективных технологий и современных форм и методов работы со служебными документами и обращениями граждан в Администрации Главы Республики Мордовия;
разработка организационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения деятельности Главы Республики Мордовия и Администрации Главы Республики Мордовия;
обеспечение работы с устными и письменными обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
совершенствование контроля исполнения документов и поручений Главы Республики Мордовия, повышение эффективности и результативности работы государственных служащих со служебными документами и обращениями граждан.
5.Основными функциями Секретариата являются:
обеспечение функционирования в Администрации Главы Республики Мордовия единой системы делопроизводства с использованием автоматизированных систем "Дело" и "Обращения граждан";
оформление, учет, подготовка поступающей корреспонденции и представление на рассмотрение Главе Республики Мордовия, Руководителю Администрации Главы Республики Мордовия;
передача документов непосредственным исполнителям;
обеспечение установленного порядка прохождения документов, контроль за их исполнением в установленные сроки;
систематическое информирование Главы Республики Мордовия, Руководителя Администрации Главы Республики Мордовия о состоянии работы с документами;
контроль за правильностью оформления документов, представляемых Главе Республики Мордовия на подписание;
представление Главе Республики Мордовия законов Республики Мордовия, проектов указов, распоряжений Главы Республики Мордовия и иных документов на подписание;
регистрация законов Республики Мордовия, направление их на официальное опубликование;
регистрация указов и распоряжений Главы Республики Мордовия;
направление указов Главы Республики Мордовия нормативного характера на официальное опубликование в установленный законом срок;
по представлению руководителей подразделений Администрации, согласованному с Главой Республики Мордовия или Руководителем Администрации Главы Республики Мордовия, направление в средства массовой информации на опубликование указов Главы Республики Мордовия ненормативного характера и распоряжений Главы Республики Мордовия, имеющих общественную значимость;
регистрация распоряжений Руководителя Администрации Главы Республики Мордовия;
обеспечение учета и хранения в течение установленного срока законов Республики Мордовия, указов и распоряжений Главы Республики Мордовия, распоряжений Руководителя Администрации Главы Республики Мордовия;
подготовка совместно с другими подразделениями Администрации Главы Республики Мордовия проектов поручений Главы Республики Мордовия;
учет и отправка поручений Главы Республики Мордовия;
осуществление совместно с Контрольным управлением Главы Республики Мордовия, другими подразделениями Администрации Главы Республики Мордовия постоянного контроля за своевременным и в полном объеме исполнением поручений Главы Республики Мордовия и представлением по ним отчетов и информационных материалов;
оформление и отправление всей исходящей корреспонденции;
регистрация, учет и хранение соглашений, договоров, протоколов о сотрудничестве Республики Мордовия;
справочная работа по входящим и исходящим документам;
разработка методических материалов и консультирование работников Администрации Главы Республики Мордовия по работе с документами;
организация работы с устными и письменными обращениями граждан в Администрации Главы Республики Мордовия и Аппарате Правительства Республики Мордовия;
регистрация, оформление и направление обращений на рассмотрение Главе Республики Мордовия, а также Председателю Правительства Республики Мордовия, заместителям Председателя Правительства Республики Мордовия, Руководителю Администрации Главы Республики Мордовия;
направление обращений на исполнение в подразделения Администрации Главы Республики Мордовия, Аппарат Правительства Республики Мордовия, исполнительные органы государственной власти, должностным лицам;
в случае переадресовки уведомление гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
организация личного приема граждан должностными лицами в соответствии с Административным регламентом предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан;
контроль за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений граждан, направлением им обоснованных ответов;
организационно-методическое взаимодействие с подразделениями Администрации Главы Республики Мордовия, Аппаратом Правительства Республики Мордовия, с органами государственной власти Республики Мордовия при рассмотрении обращений граждан;
анализ и обобщение вопросов, изложенных гражданами в письмах и на личном приеме;
оперативное и периодическое информирование Главы Республики Мордовия, Председателя Правительства Республики Мордовия, Руководителя Администрации Главы Республики Мордовия о количестве и характере обращений граждан, результатах их рассмотрения;
внесение предложений по совершенствованию работы с обращениями граждан, устранению причин, порождающих обоснованные жалобы;
подготовка сводной номенклатуры дел Администрации Главы Республики Мордовия;
обработка документов, законченных текущим делопроизводством, формирование документационного фонда, обеспечение сохранности документов и защиты их от несанкционированного доступа, последующая передача на хранение в государственный архив;
стенографирование и участие в документационном обеспечении заседаний, совещаний и иных мероприятий, проводимых Главой Республики Мордовия и Руководителем Администрации Главы Республики Мордовия;
выполнение печатных, копировально-множительных работ по заявкам подразделений Администрации Главы Республики Мордовия;
учет, хранение и выдача бланков документов Главы Республики Мордовия, Руководителя Администрации Главы Республики Мордовия, оформление заказов на их изготовление;
обеспечение совместно с Хозяйственным управлением бланками, печатями и штампами структурных подразделений Администрации Главы Республики Мордовия, организация их учета.
Глава 3.Обеспечение деятельности
6.Секретариат для осуществления своих функций имеет право:
запрашивать и получать в установленном порядке от должностных лиц Администрации Главы Республики Мордовия и Аппарата Правительства Республики Мордовия информацию и материалы, необходимые для работы по вопросам, входящим в компетенцию Секретариата;
возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
пользоваться в установленном порядке банками данных Администрации Главы Республики Мордовия и органов исполнительной власти Республики Мордовия;
использовать государственные, в том числе правительственные системы связи и коммуникации.
7.Секретариат при реализации своих задач взаимодействует с Аппаратом Государственного Собрания Республики Мордовия, Аппаратом Правительства Республики Мордовия, а также с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления Республики Мордовия. Секретариат решает стоящие перед ним задачи во взаимодействии с другими структурными подразделениями Администрации Главы Республики Мордовия.
8.Информационное, документационное, правовое, материально-техническое и транспортное обеспечение деятельности Секретариата, а также социально-бытовое обслуживание ее работников осуществляют соответствующие подразделения Администрации Главы Республики Мордовия.
Глава 4.Организация деятельности
9.В структуру Секретариата входят сектор документооборота и правовых актов и сектор по работе с обращениями граждан.
10.Секретариат работает в составе начальника, заведующих секторами, консультантов, главного и ведущих специалистов, а также специалистов 1 разряда.
11.Руководство деятельностью Секретариата осуществляет начальник Секретариата, назначаемый на должность по срочному служебному контракту, заключаемому на срок полномочий Главы Республики Мордовия, и освобождаемый от должности Главой Республики Мордовия.
12.Начальник Секретариата:
организует работу Секретариата, распределяет функциональные обязанности между работниками Секретариата и дает им служебные поручения;
представляет на утверждение Руководителю Администрации Главы Республики Мордовия должностные регламенты работников Секретариата;
обеспечивает установленный порядок прохождения документов и материалов, поступающих на имя Главы Республики Мордовия, а также исходящей корреспонденции Главы Республики Мордовия;
представляет Главе Республики Мордовия законы, проекты указов, распоряжений Главы Республики Мордовия и иные документы на подписание;
обеспечивает официальное опубликование законов, указов Главы Республики Мордовия;
готовит информации об исполнении документов и поручений Главы Республики Мордовия;
обеспечивает рассмотрение устных и письменных обращений граждан, адресованных Главе Республики Мордовия, Председателю Правительства Республики Мордовия, организацию личного приема граждан должностными лицами;
регулярно информирует Главу Республики Мордовия о количестве и характере обращений граждан;
организует работу по разработке сводной номенклатуры дел Администрации Главы Республики Мордовия;
оказывает работникам Администрации Главы Республики Мордовия методическую и консультативную помощь по работе с документами и обращениями граждан;
визирует проекты законов, указов и распоряжений Главы Республики Мордовия, проекты распоряжений Руководителя Администрации Главы Республики Мордовия по вопросам, отнесенным к компетенции Секретариата;
участвует в совещаниях, проводимых Главой Республики Мордовия и Руководителем Администрации Главы Республики Мордовия;
рассматривает и дает ответы в установленном порядке по документам, адресованным непосредственно Секретариату;
обеспечивает хранение гербовой печати Главы Республики Мордовия и Администрации Главы Республики Мордовия;
представляет Руководителю Администрации Главы Республики Мордовия кандидатуры для назначения на должность работников Секретариата;
вносит Руководителю Администрации Главы Республики Мордовия предложения об освобождении от должности работников Секретариата;
вносит в установленном порядке Руководителю Администрации Главы Республики Мордовия предложения о поощрении работников Секретариата и применении к ним мер дисциплинарного воздействия;
осуществляет иные полномочия, возложенные на него Главой Республики Мордовия.
Начальник Секретариата несет персональную ответственность за работу Секретариата.
13.Заведующие секторами, консультанты, главный и ведущие специалисты, специалисты 1 разряда Секретариата осуществляют полномочия в соответствии с должностными регламентами.
14.Работники Секретариата назначаются на должность и освобождаются от должности Руководителем Администрации Главы Республики Мордовия.