Распоряжение от 01.09.2009 г № 150-Р
Об утверждении Положения о Канцелярии (Управлении) Администрации городского округа Саранск и должностных инструкций муниципальных служащих Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
В соответствии с Федеральным законом от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Республики Мордовия от 8 июня 2007 г. N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Уставом городского округа Саранск:
1.Утвердить прилагаемое Положение о Канцелярии (Управлении) Администрации городского округа Саранск.
2.Утвердить прилагаемые должностные инструкции муниципальных служащих Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.
3.Признать утратившими силу распоряжения Главы Администрации городского округа Саранск от 18 апреля 2008 года N 278-р "Об утверждении Положения о Канцелярии (Управлении) Администрации городского округа Саранск" и от 17 апреля 2008 года N 265-р "Об утверждении должностных инструкций муниципальных служащих Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск".
4.Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Глава Администрации
городского округа Саранск
В.Ф.СУШКОВ
ПОЛОЖЕНИЕ
О КАНЦЕЛЯРИИ (УПРАВЛЕНИИ)
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК
I.Общие положения
1.Канцелярия (Управление) является структурным подразделением Администрации городского округа Саранск и выполняет функции рабочего аппарата Первого заместителя Главы Администрации городского округа Саранск.
2.В своей деятельности Канцелярия (Управление) руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.3-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", правовыми актами органов власти Российской Федерации, Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск, а также настоящим Положением.
3.Положение о Канцелярии (Управлении), а также вносимые в него изменения и дополнения утверждаются распоряжением Главы Администрации городского округа Саранск.
4.Работники Канцелярии (Управления) являются муниципальными служащими, на них распространяются гарантии правовой и социальной защиты муниципальных служащих, установленные законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия о муниципальной службе, а также Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.
5.Финансирование расходов, связанных с содержанием Канцелярии (Управления), осуществляется за счет средств бюджета городского округа Саранск.
II.Основные задачи и функции канцелярии (управления)
6.Основными задачами Канцелярии (Управления) являются:
обеспечение четкой организации делопроизводства, единого порядка документооборота Аппарата Администрации городского округа Саранск и его структурных подразделений, совершенствование форм и методов работы с документами, внедрение прогрессивных форм документационного обеспечения;
обеспечение строгого соблюдения установленного порядка рассмотрения письменных и устных обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
осуществление контроля и координации деятельности подведомственных организаций;
осуществление организационно-методического руководства и контроля за деятельностью муниципальных предприятий и учреждений городского округа Саранск в части документационного обеспечения.
7.Канцелярия (Управление) в соответствии с возложенными на нее задачами:
готовит необходимые для достижения поставленных перед Канцелярией (Управлением) задач нормативные правовые акты органов местного самоуправления и иные письменные документы (материалы);
осуществляет в соответствии с установленными правилами первичную обработку документов, регистрацию входящей корреспонденции;
организует своевременное рассмотрение и подготовку для руководства поступающих документов, осуществляет контроль за правильностью их оформления;
осуществляет контроль за оперативным прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки;
проводит систематический анализ документооборота и состояния исполнительной дисциплины ответственных работников аппарата;
своевременно доводит до сведения отделов, управлений, других структурных подразделений нормативные правовые акты Администрации городского округа Саранск, другие документы;
осуществляет контроль за выполнением распорядительных документов органов государственной власти, решений Совета депутатов городского округа Саранск, постановлений и распоряжений Главы Администрации городского округа Саранск по вопросам делопроизводства, организации рассмотрения обращений, приема граждан;
организует прием и регистрацию в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело 8.9" поступающих обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
обеспечивает учет и изучение содержания поступивших обращений, ведет контрольную и порядковую картотеку обращений граждан в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело 8.9";
своевременно передает поступившие обращения, заявки физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на рассмотрение Главе Администрации городского округа Саранск, заместителям Главы Администрации городского округа Саранск и руководителям структурных подразделений;
анализирует поступающие письма юридических лиц, обращения граждан, материалы приема граждан по периодам, по тематическим аспектам, результативности, выясняет причины, вызывающие жалобы и повторные обращения юридических лиц, граждан, информирует о результатах Первого заместителя Главы Администрации городского округа Саранск, Руководителя Аппарата Администрации городского округа Саранск;
контролирует своевременность и объективность рассмотрения обращения, заявки физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, обобщает и анализирует состояние этой работы в структурных подразделениях Администрации городского округа Саранск;
обеспечивает своевременное уведомление граждан о результатах рассмотрения их обращений;
обеспечивает контроль за организацией личного приема граждан Главой Администрации городского округа Саранск, Заместителями Главы Администрации городского округа Саранск и руководителями структурных;
ежемесячно обобщает информацию (предоставленную МУ "Многофункциональный центр") по итогам проведенных личных приемов граждан Главой Администрации городского округа Саранск, заместителями Главы Администрации городского округа Саранск и руководителями структурных подразделений для предоставления Главе Администрации городского округа Саранск;
организует ежедневный прием посетителей, проводит консультации по решению поставленных вопросов, входящих в компетенцию Канцелярии (Управления);
контролирует соблюдение установленного порядка при оформлении ответов;
регистрирует и отправляет исходящую корреспонденцию;
организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов;
заверяет и выдает копии нормативно-правовых актов, издаваемых в Администрации городского округа Саранск;
формирует перечень и копирует все действующие нормативно-правовые акты с 1995 года, для включения в регистр муниципальных правовых актов;
ведет протокол совещаний (планерок) Главы Администрации городского округа Саранск и готовит перечень поручений;
осуществляет редактирование исходящих писем, нормативно-правовых актов и других документов;
организует подписную кампанию на периодические печатные издания для сотрудников Администрации городского округа Саранск;
подготавливает и отправляет поздравительные открытки от Главы Администрации городского округа Саранск;
обеспечивает своевременное составление отчетности по установленной форме;
участвует в проведении обучения муниципальных служащих по вопросам организации и ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан и актами прокурорского реагирования;
систематизирует и ведет учет по хранению информации в соответствии с номенклатурой дел;
вносит предложения по применению административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
проводит проверки организации делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях Администрации;
осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;
решает иные вопросы, отнесенные законодательством, решениями органов местного самоуправления к деятельности Канцелярии (Управления);
III.Обеспечение деятельности канцелярии (управления)
8.Канцелярия (Управление) для осуществления своих функций имеет право:
запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Администрации городского округа Саранск, органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию и материалы, необходимые для осуществления своих полномочий;
пользоваться в установленном порядке банками данных Администрации городского округа Саранск;
вносить на рассмотрение Главы Администрации городского округа Саранск предложения (проекты нормативных правовых актов, письменных документов, устные замечания и т.п.) по вопросам ведения Канцелярии (Управления);
привлекать для участия в работе Канцелярии (Управления) специалистов и экспертов;
взаимодействовать со структурными подразделениями Администрации городского округа Саранск, с органами государственной власти и местного самоуправления, государственными и муниципальными служащими, а также с иными физическими и юридическими лицами;
использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;
иные права, предусмотренные для Администрации городского округа Саранск законодательством и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.
IV.Организация деятельности канцелярии (управления)
9.Структура Канцелярии (Управления) и ее штатное расписание (штат) утверждаются Главой Администрации городского округа Саранск по представлению Начальника Канцелярии (Управления).
10.Руководство (организация и контроль) Канцелярии (Управления) осуществляют:
общее - Глава Администрации городского округа Саранск;
оперативное - Первый заместитель Главы Администрации городского округа Саранск, Руководитель Аппарата Администрации городского округа Саранск;
непосредственное - Начальник Канцелярии (Управления).
11.Начальник Канцелярии (Управления) назначается на должность и освобождается от должности Главой Администрации городского округа Саранск в порядке, установленном законодательством.
12.На должность Начальника Канцелярии (Управления) назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж муниципальной службы на должностях муниципальной службы ведущей группы должностей не менее 2 лет или стаж (опыт) работы по специальности не менее 5 лет.
13.Для осуществления своих полномочий Начальник Канцелярии (Управления) обязан иметь следующие профессиональные знания и навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей:
знание Конституции Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Конституции Республики Мордовия, законов Республики Мордовия, указов Главы Республики Мордовия, постановлений Правительства Республики Мордовия - в рамках компетенции органов местного самоуправления, нормативных правовых актов соответствующего муниципального образования, основ организации прохождения муниципальной службы, служебного распорядка органа местного самоуправления, порядка работ со служебной информацией и документами, составляющими государственную тайну (при наличии допуска к государственной тайне), правил деловой этики и требований служебного поведения, основ делопроизводства;
навыки оперативного принятия и реализации управленческих решений, организации и обеспечения выполнения задач, ведения деловых переговоров, публичного выступления, анализа и прогнозирования, грамотного учета мнения коллег, организации работ по эффективному взаимодействию с государственными органами и органами местного самоуправления, эффективного планирования рабочего времени, владения компьютерной и другой оргтехникой, владения необходимым программным обеспечением, систематического повышения своей квалификации, эффективного сотрудничества с коллегами, систематизации и анализа информации, работы со служебными документами и документами, составляющими государственную тайну (при наличии допуска к государственной тайне), адаптации к новой ситуации и принятия новых подходов в решении поставленных задач, квалифицированной работы с гражданами.
14.Начальник Канцелярии (Управления) организует деятельность Канцелярии (Управления) для выполнения поставленных перед ней задач, а также контролирует ее деятельность, в том числе:
распределяет обязанности между работниками Канцелярии (Управления), руководит ими и контролирует их деятельность;
представляет Канцелярию (Управление) во взаимоотношениях с органами государственной власти, органами местного самоуправления, гражданами и юридическими лицами;
вносит в установленном порядке Главе Администрации городского округа Саранск предложения по вопросам деятельности Канцелярии (Управления);
вносит в установленном порядке предложения по вопросам назначения и освобождения работников Канцелярии (Управления), их поощрения и применения к ним мер дисциплинарного взыскания;
контролирует исполнение работниками Канцелярии (Управления) требований трудового законодательства;
подписывает служебную документацию Канцелярии (Управления) и, в пределах своей компетенции, иную служебную документацию;
в пределах своей компетенции издает приказы, дает указания и поручения, обязательные для исполнения работниками Канцелярии (Управления);
несет ответственность за выполнение Канцелярией (Управлением) поставленных перед ней задач;
осуществляет взаимодействие муниципальных предприятий и учреждений, а также иных организаций по содержанию в надлежащем состоянии жилищного фонда, элементов благоустройства на закрепленной за ним территории, проводит непосредственную работу с населением данной территории по разрешению жалоб и предложений;
осуществляет иные полномочия, предусмотренные законодательством.
15.Работники Канцелярии (Управления) в своей деятельности руководствуются законодательством, настоящим Положением, а также должностными инструкциями по соответствующим должностям Канцелярии (Управления).
V.Заключительные положения
16.Канцелярия (Управление) отчитывается по своей деятельности перед Главой Администрации городского округа Саранск, а также Первым заместителем Главы Администрации городского округа Саранск.
17.Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение, реорганизация или упразднение Канцелярии (Управления) производится в установленном порядке.
Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность Начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.
I.Общие положения
1.Начальник Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее также - Начальник Канцелярии) является муниципальным служащим городского округа Саранск.
2.Начальник Канцелярии при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.3-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", правовыми актами органов власти Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Распоряжением Главы Администрации городского округа Саранск от 15 августа 2008 г. N 758-р, Распоряжением Главы Администрации городского округа Саранск от 02 октября 2008 г. N 926-р, Распоряжением Главы Администрации городского округа Саранск от 31.12.2008 N 1210-р "О приеме граждан по личным вопросам должностными лицами и должностными лицами и муниципальными служащими Администрации городского округа Саранск", Распоряжением Главы Администрации городского округа Саранск от 14 мая 2009 г. N 66-р "Об административном регламенте предоставления муниципальной услуги по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц Администрацией городского округа Саранск", Распоряжением Главы Администрации городского округа Саранск от 11.06.2009 N 77-р "О распределении обязанностей между заместителями Главы Администрации городского округа Саранск и Руководителем Аппарата Администрации городского округа Саранск", Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.
3.Начальника Канцелярии отвечает:
- за исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников Канцелярии;
- за обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях канцелярии;
В практической деятельности должен руководствоваться:
- Положением о Канцелярии;
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.Работодателем Начальника Канцелярии является Администрация городского округа Саранск.
Назначение Начальника Канцелярии и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.
5.На должность Начальника Канцелярии назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж муниципальной службы ведущей группы должностей не менее 2 лет или стажа (опыт) работы по специальности не менее 5 лет;
навыки оперативного принятия и реализации управленческих решений, организации и обеспечения выполнения задач, ведения деловых переговоров, публичного выступления, анализа и прогнозирования, грамотного учета мнения коллег, организации работы по эффективному взаимодействию с государственными органами и органами местного самоуправления, эффективного планирования рабочего времени, владения необходимым программным обеспечением, систематического повышения своей квалификации, эффективного сотрудничеств с коллегами, систематизации и анализа информации, работ со служебными документами и документами, составляющими государственную тайну (при наличии допуска к государственной тайне), адаптации к новой ситуации и принятия новых подходов в решении поставленных задач, квалифицированной работы с гражданами.
6.Начальник Канцелярии в своей деятельности подчиняется непосредственно Первому заместителю Главы Администрации городского округа Саранск (далее - Первый заместитель Главы Администрации), Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск, а также подчиняется Главе Администрации городского округа Саранск (далее - Глава Администрации).
II.Задача, компетенция, права и обязанности начальника канцелярии
6.Задачей деятельности Начальника Канцелярии является организация деятельности Канцелярии, обеспечивающей выполнение Канцелярией функций, предусмотренных в утвержденном в установленном порядке Положении о Канцелярии Администрации городского округа Саранск.
7.Компетенция Начальника Канцелярии - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.
Полномочия (функции) Начальника Канцелярии:
1) готовит необходимые для достижения поставленных перед Канцелярией (Управлением) задач нормативные правовые акты органов местного самоуправления и иные письменные документы (материалы);
2) участвует в формировании задач, подготовке и освоении компьютерных программ, обеспечивающих использование современных технологических средств и накопление информации;
3) выполняет возложенные на Канцелярию задачи по обеспечению строго соблюдения установленного порядка рассмотрения обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и организации личного приема граждан у Главы Администрации, его заместителей и руководителей структурных подразделений;
4) представляет в установленном порядке интересы Администрации городского округа Саранск по решению вопросов местного значения при рассмотрении письменных и устных обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
5) обеспечивает учет и изучение содержания поступивших обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, ведет контрольную и порядковую картотеку обращений граждан в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело 8.9";
6) обеспечивает контроль за своевременным и объективным рассмотрением обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей; обобщает и анализирует состояние этой работы в структурных подразделениях Администрации городского округа Саранск;
7) анализирует поступающие обращения граждан и юридических лиц, материалы приема граждан по периодам, по тематическим аспектам, результативности; выясняет причины, вызывающие жалобы и повторные обращения граждан; анализирует поступившие ответы исполнителей на обращения граждан и осуществляет снятие их с контроля; информирует о результатах анализа Первого заместителя Главы Администрации городского округа Саранск, Руководителя Аппарата Администрации городского округа Саранск;
8) планирует и составляет отчеты о деятельности Канцелярии по работе с обращениями, заявками физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей; обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации; формирует отчетно-аналитические сводные данные, необходимые для анализа и контроля состояния исполнительской дисциплины;
9) принимает меры по совершенствованию форм и методов работы при рассмотрении обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, организации их приема; внедрению современных информационных технологий в деятельность Канцелярии;
10) обеспечивает контроль за организацией личного приема граждан Главой Администрации городского округа Саранск;
11) готовит по итогам личного приема Главы Администрации городского округа Саранск перечень поручений и осуществляет контроль за исполнением;
12) ежемесячно обобщает информацию (предоставленную МУ "Многофункциональный центр") по итогам проведенных личных приемов граждан Главой Администрации городского округа Саранск, заместителями Главы Администрации городского округа Саранск и руководителями структурных подразделений для предоставления Главе Администрации городского округа Саранск;
13) обеспечивает организацию дополнительного контроля за своевременным выполнением данных заявителям в ответах обещаний структурными подразделениями Администрации городского округа Саранск;
14) представляет Канцелярию во взаимоотношениях с органами государственной власти, органами местного самоуправления, гражданами и юридическими лицами по решению вопросов при рассмотрении письменных и устных обращений граждан и юридических лиц;
15) организует ежедневный прием посетителей, проводит консультации по разрешению поднимаемых ими вопросов;
16) вносит в установленном порядке Главе Администрации предложения по вопросам деятельности Канцелярии;
17) контролирует оперативное прохождение, исполнение и оформление документов в установленные сроки;
18) подписывает в пределах своей компетенции служебную документацию Канцелярии и иную служебную документацию;
19) организует и контролирует соблюдение установленного порядка ведения делопроизводства в Канцелярии;
20) организует подготовку необходимых для достижения поставленных перед Канцелярией задач правовых актов органов местного самоуправления и иных письменных документов (материалов);
21) несет ответственность за выполнение Канцелярией поставленных перед ней задач;
22) контролирует правильность оформления, хранения и своевременную передачу дел в архив Администрации городского округа Саранск;
23) осуществляет взаимодействие муниципальных предприятий и учреждений, а также иных организаций по содержанию в надлежащем состоянии жилищного фонда, элементов благоустройства на закрепленной территории, проведение непосредственной работы с населением данной территории по разрешению жалоб и предложений;
24) хранит государственную и иную охраняемую законом тайну, не разглашает служебную информацию (тайну), а также ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;
25) заверяет и выдает копии нормативно-правовых актов, издаваемых в Администрации городского округа Саранск;
26) участвует в проведении обучения муниципальных служащих по вопросам организации и ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан и актами прокурорского реагирования;
27) проводит проверки организации делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях Администрации;
28) принимает участие во внесении в установленном порядке предложений по вопросам назначения и освобождения работников Канцелярии, их поощрения и применения к ним дисциплинарного взыскания;
29) принимает участие в распределении функциональных обязанностей и разработке должностных инструкций работников Канцелярии, контроле за их деятельностью; принимает меры по повышению их квалификации и профессионального мастерства;
30) осуществляет иные полномочия, предусмотренные законодательством;
8.Для осуществления своих полномочий Начальник Канцелярии обязан в установленном порядке:
1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;
2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;
3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;
4) в пределах своих полномочий исполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.
9.Для осуществления своих полномочий Начальник Канцелярии имеет право в установленном порядке:
1) участвовать в обсуждении руководством Администрации городского округа Саранск вопросов, касающихся состояния работы с обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
2) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений соблюдения установленных сроков рассмотрения обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
3) вносить предложения руководству Администрации городского округа Саранск о применении дисциплинарных мер во всех случаях нарушения сроков рассмотрения обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей структурными подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами, в том числе по актам прокурорского реагирования и наказам избирателей;
4) проводить проверки хода рассмотрения (выполнения) обращений граждан и юридических лиц с выходом на место и доводить итоги проверок до руководства Администрации городского округа Саранск и руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер; возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных требований;
5) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;
6) посещать для исполнения своих полномочий граждан и юридических лиц независимо от форм собственности и организационно-правовых форм;
7) осуществлять подготовку предложений (проекты нормативных правовых актов, письменных документов и т.п.) по вопросам, отнесенным к компетенции Канцелярии;
8) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;
9) иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.
10.В случае противоречия между собой правовых актов и указаний (поручений) лиц, перечисленных в настоящей должностной инструкции, они исполняются им в следующем порядке: Главы Администрации; Первого заместителя Главы Администрации городского округа Саранск; Руководителя Аппарата Администрации городского округа Саранск.
Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются Начальником Канцелярии при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей Должностной инструкции.
III.Ответственность начальника канцелярии
11.Начальник Канцелярии несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:
1) допущение ошибки (нарушения, несоответствия и т.п.) в содержании документа органа местного самоуправления;
2) наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;
3) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;
4) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;
5) неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.
12.Порядок и условия привлечения Начальника Канцелярии к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.
13.Начальник Канцелярии не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленном законодательством случаях.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен(а) и с установленными в ней требованиями согласен(а).
"___" _____________ 2009 г.
___________
_______________________
(подпись) (Ф.И.О.)Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность Заместителя начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.
I.Общие положения
1.Заместитель начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее также - Заместитель начальника Канцелярии) является муниципальным служащим городского округа Саранск.
2.Заместитель начальника Канцелярии при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.3-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", правовыми актами органов власти Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Распоряжением Главы Администрации городского округа Саранск от 15 августа 2008 г. N 758-р, Распоряжением Главы Администрации городского округа Саранск от 02 октября 2008 г. N 926-р, Распоряжением Главы Администрации городского округа Саранск от 31.12.2008 N 1210-р "О приеме граждан по личным вопросам должностными лицами и должностными лицами и муниципальными служащими Администрации городского округа Саранск", Распоряжением Главы Администрации городского округа Саранск от 14 мая 2009 г. N 66-р "Об административном регламенте предоставления муниципальной услуги по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц Администрацией городского округа Саранск", Распоряжением Главы Администрации городского округа Саранск от 11.06.2009 N 77-р "О распределении обязанностей между заместителями Главы Администрации городского округа Саранск и Руководителем Аппарата Администрации городского округа Саранск", Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.
3.Заместитель начальника Канцелярии отвечает:
- за исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников Канцелярии;
- за обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях канцелярии;
В практической деятельности должен руководствоваться:
- Положением о Канцелярии;
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.Работодателем Заместителя начальника Канцелярии является Администрация городского округа Саранск.
Назначение Заместителя начальника Канцелярии и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.
5.На должность Заместителя начальника Канцелярии назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж муниципальной службы ведущей группы должностей не менее 2 лет или стажа (опыт) работы по специальности не менее 5 лет;
навыки оперативного принятия и реализации управленческих решений, организации и обеспечения выполнения задач, ведения деловых переговоров, публичного выступления, анализа и прогнозирования, грамотного учета мнения коллег, организации работы по эффективному взаимодействию с государственными органами и органами местного самоуправления, эффективного планирования рабочего времени, владения необходимым программным обеспечением, систематического повышения своей квалификации, эффективного сотрудничеств с коллегами, систематизации и анализа информации, работ со служебными документами и документами, составляющими государственную тайну (при наличии допуска к государственной тайне), адаптации к новой ситуации и принятия новых подходов в решении поставленных задач, квалифицированной работы с гражданами.
6.Заместитель начальника Канцелярии в своей деятельности подчиняется Главе Администрации городского округа Саранск (далее - Глава Администрации), Первому заместителю Главы Администрации городского округа Саранск (далее - Первый заместитель Главы Администрации), Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), Начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - Начальник Канцелярии).
II.Задача, компетенция, права и обязанности заместителя начальника канцелярии
Задачей деятельности Заместителя начальника Канцелярии является организация деятельности Канцелярии, обеспечивающей выполнение Канцелярией функций, предусмотренных в утвержденном в установленном порядке Положении о Канцелярии Администрации городского округа Саранск.
Компетенция Заместителя начальника Канцелярии - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.
Полномочия (функции) Заместителя Начальника Канцелярии:
1) готовит необходимые для достижения поставленных перед Канцелярией (Управлением) задач нормативные правовые акты органов местного самоуправления и иные письменные документы (материалы);
2) участвует в формировании задач, подготовке и освоении компьютерных программ, обеспечивающих использование современных технологических средств и накопление информации;
3) выполняет возложенные на Канцелярию задачи по обеспечению строгого соблюдения установленного порядка рассмотрения обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и организации личного приема граждан у Главы Администрации, его заместителей и руководителей структурных подразделений;
4) представляет в установленном порядке интересы Администрации городского округа Саранск по решению вопросов городского значения при рассмотрении письменных и устных обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
5) обеспечивает учет и изучение содержания поступивших обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, ведет контрольную и порядковую картотеку обращений граждан в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело 8.9";
6) обеспечивает контроль за своевременным и объективным рассмотрением обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей; обобщает и анализирует состояние этой работы в структурных подразделениях Администрации городского округа Саранск;
7) анализирует поступающие обращения граждан и юридических лиц, материалы приема граждан по периодам, по тематическим аспектам, результативности; выясняет причины, вызывающие жалобы и повторные обращения граждан; анализирует поступившие ответы исполнителей на обращения граждан и осуществляет снятие их с контроля; информирует о результатах анализа Начальника Канцелярии, Первого Заместителя Главы Администрации городского округа Саранск, Руководителя Аппарата Администрации городского округа Саранск;
8) планирует и составляет отчеты о деятельности Канцелярии по работе с обращениями, заявками физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей; обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации; формирует отчетно-аналитические сводные данные, необходимые для анализа и контроля состояния исполнительской дисциплины;
9) принимает меры по совершенствованию форм и методов работы при рассмотрении обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, организации их приема; внедрению современных информационных технологий в деятельность Канцелярии;
10) обеспечивает контроль за организацией личного приема граждан Главой Администрации городского округа Саранск;
11) готовит по итогам личного приема Главы Администрации городского округа Саранск перечень поручений и осуществляет контроль за исполнением;
12) ежемесячно обобщает информацию (предоставленную МУ "Многофункциональный центр") по итогам проведенных личных приемов граждан Главой Администрации городского округа Саранск, заместителями Главы Администрации городского округа Саранск и руководителями структурных подразделений для предоставления Главе Администрации городского округа Саранск;
13) обеспечивает организацию дополнительного контроля за своевременным выполнением данных заявителям в ответах обещаний структурными подразделениями Администрации городского округа Саранск;
14) представляет Канцелярию во взаимоотношениях с органами государственной власти, органами местного самоуправления, гражданами и юридическими лицами по решению вопросов при рассмотрении письменных и устных обращений граждан и юридических лиц;
15) организует ежедневный прием посетителей, проводит консультации по разрешению поднимаемых ими вопросов;
16) вносит в установленном порядке Главе Администрации предложения по вопросам деятельности Канцелярии;
17) контролирует оперативное прохождение, исполнение и оформление документов в установленные сроки;
18) подписывает в пределах своей компетенции служебную документацию Канцелярии и иную служебную документацию;
19) организует и контролирует соблюдение установленного порядка ведения делопроизводства в Канцелярии;
20) организует подготовку необходимых для достижения поставленных перед Канцелярией задач правовых актов органов местного самоуправления и иных письменных документов (материалов);
21) несет ответственность за выполнение Канцелярией поставленных перед ней задач;
22) контролирует правильность оформления, хранения и своевременную передачу дел в архив Администрации городского округа Саранск;
23) осуществляет взаимодействие муниципальных предприятий и учреждений, а также иных организаций по содержанию в надлежащем состоянии жилищного фонда, элементов благоустройства на закрепленной территории, проведение непосредственной работы с населением данной территории по разрешению жалоб и предложений;
24) хранит государственную и иную охраняемую законом тайну, не разглашает служебную информацию (тайну), а также ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;
25) заверяет и выдает копии нормативно-правовых актов, издаваемых в Администрации городского округа Саранск;
26) участвует в проведении обучения муниципальных служащих по вопросам организации и ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан и актами прокурорского реагирования;
27) проводит проверки организации делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях Администрации;
28) принимает участие во внесении в установленном порядке предложений по вопросам назначения и освобождения работников Канцелярии, их поощрения и применения к ним дисциплинарного взыскания;
29) принимает участие в распределении функциональных обязанностей и разработке должностных инструкций работников Канцелярии, контроле за их деятельностью; принимает меры по повышению их квалификации и профессионального мастерства;
30) осуществляет иные полномочия, предусмотренные законодательством;
31) в период временного отсутствия Начальника Канцелярии исполняет его обязанности;
Для осуществления своих полномочий Заместитель начальника Канцелярии обязан в установленном порядке:
1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;
2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;
3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;
4) в пределах своих полномочий исполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.
Для осуществления своих полномочий Заместитель начальника Канцелярии имеет право в установленном порядке:
1) участвовать в обсуждении руководством Администрации городского округа Саранск вопросов, касающихся состояния работы с обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
2) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений соблюдения установленных сроков рассмотрения обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
3) вносить предложения руководству Администрации городского округа Саранск о применении административных мер во всех случаях нарушения сроков рассмотрения обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей структурными подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами, в том числе по актам прокурорского реагирования и наказам избирателей;
4) проводить проверки хода рассмотрения (выполнения) обращений граждан и юридических лиц с выходом на место и доводить итоги проверок до руководства Администрации городского округа Саранск и руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер; возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных требований;
5) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;
6) посещать для исполнения своих полномочий граждан и юридических лиц независимо от форм собственности и организационно-правовых форм;
7) осуществлять подготовку предложений (проекты нормативных правовых актов, письменных документов и т.п.) по вопросам, отнесенным к компетенции Канцелярии;
8) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;
9) иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.
В случае противоречия между собой правовых актов и указаний (поручений) лиц, перечисленных в настоящей должностной инструкции, они исполняются им в следующем порядке: Главы Администрации; Первого заместителя Главы Администрации городского округа Саранск; Руководителя Аппарата Администрации городского округа Саранск, Начальника Канцелярии.
Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются Заместителем Начальника Канцелярии при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей Должностной инструкции.
III.Ответственность заместителя начальника канцелярии
Заместитель Начальника Канцелярии несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:
1) допущение ошибки (нарушения, несоответствия и т.п.) в содержании документа органа местного самоуправления;
2) наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;
3) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;
4) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;
5) неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.
Порядок и условия привлечения Заместителя Начальника Канцелярии к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.
Заместитель Начальника Канцелярии не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленном законодательством случаях.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен(а) и с установленными в ней требованиями согласен(а).
"___" _____________ 2009 г.
___________
________________________
(подпись) (Ф.И.О.)Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность главного специалиста Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
I.Общие положения
1.Главный специалист Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее также - главный специалист) является муниципальным служащим городского округа Саранск.
2.Главный специалист при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.3-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", правовыми актами органов власти Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.
3.Работодателем главного специалиста является Администрация городского округа Саранск.
Назначение главного специалиста и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.
4.На должность главного специалиста назначаются лица, имеющие среднее профессиональное образование, соответствующее направлению деятельности.
5.Главный специалист в своей деятельности подчиняется Главе Администрации городского округа Саранск (далее - Глава Администрации), Первому заместителю Главы Администрации городского округа Саранск (далее - Первый заместитель Главы Администрации), Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), Начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - Начальник Канцелярии).