Приказ от 10.08.2015 г № 921
Об утверждении Регламента ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в Министерстве здравоохранения Республики Мордовия
В целях реализации постановления Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте" и распоряжения Правительства Республики Мордовия от 8 декабря 2014 г. N 825-Р приказываю:
1.Утвердить прилагаемый Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в Министерстве здравоохранения Республики Мордовия (далее - Регламент).
2.Заместителям Министра здравоохранения Республики Мордовия, начальникам отделов Министерства здравоохранения Республики Мордовия организовать работу по ведению информационного обмена в соответствии с Положением о межведомственном электронном документообороте, утвержденным постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386, и Регламентом, утвержденным настоящим приказом.
3.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра здравоохранения Республики Мордовия О.И.Кшняйкину.
4.Настоящий приказ распространяет действия на правоотношения возникшие с 1 января 2015 года.
Министр
М.Ю.МОРОЗОВ
РЕГЛАМЕНТ
ВЕДОМСТВЕННОГО И МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
1.Общие положения
Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства определяет порядок использования системы электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства (далее - СЭД) при организации делопроизводства в Министерстве здравоохранения Республики Мордовия (далее - Министерство).
СЭД предназначена для управления и обработки документов в Министерстве и позволяет повысить эффективность деятельности Министерства за счет:
оптимизации процессов создания, согласования, утверждения документов;
усиления контроля за состоянием исполнения документов и поручений, за состоянием работы с документами и проектами документов;
повышения эффективности работы персонала, сокращения сроков, повышения качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;
создания единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов, обеспечения оперативного поиска необходимой информации;
увеличения скорости прохождения документов между структурными подразделениями и оптимизации потоков информации в электронном виде.
2.1.Описание объекта автоматизации
Объектом автоматизации являются процессы регистрации и обработки документов, порядок прохождения документов, контроля исполнения поручений и документов в электронном виде с использованием СЭД.
В соответствии с Положением об общем отделе и утвержденной Инструкцией по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Республики Мордовия (утвержденной приказом от 06.03.2012 N 225) данные процессы обеспечивают прием, обработку и отправку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, а также подготовку, согласование, утверждение и дальнейшую работу с документами.
Выделяются основные этапы обработки документов и контроля исполнения поручений:
регистрация документов;
внесение резолюции;
исполнение документа;
контроль прохождения и исполнения документов;
поиск документов и поручений;
отправка документов;
формирование отчетной информации.
2.2.Описание иерархической структуры Министерства
Министерство - функционально ориентированное (иерархическое) ведомство, характеризующееся вертикальной структурой и иерархией отношений.
Выделяются следующие уровни иерархии в структуре Министерства (рис. 1):
Министр здравоохранения Республики Мордовия (далее - Министр);
заместители Министра;
отделы Министерства.
Структура Министерства здравоохранения
Республики Мордовия
┌──────────────────────┐
│ Министр │
│Морозов Михаил Юрьевич│
└──────────┬───────────┘
┌──────────────┬──────────────┬──────────┴────────┬───────────┬───────────────────────────────┐
\\/ │ \\/ │ \\/ \\/
┌─────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐│┌────────────────────────┐ ┌──────────────────────────────────────┐
│ Первый заместитель Министра │││ заместитель Министра │││ заместитель Министра │ │ заместитель Министра │
│Степанова Елена Александровна│││ Киселева Маргарита Ивановна │││Кшняйкина Ольга Ивановна│ │ Аросланкина Александра Петровна │
└──────┬──────────┬──────┬────┘│└───────┬────────────────┬───────┘│└─────┬──────────┬───────┘ └────┬──────────┬──────────────┬───────┘
│ │ │ │ │ │ ├──┐ │ │ │ │ │
\\/ │ \\/ │ \\/ \\/ │ \\/ \\/ \\/ \\/ \\/ \\/
┌────────────────┐│┌──────────┐│┌────────────────┐┌──────────────┐│┌────────┐┌──────────────┐ ┌──────────┐┌──────────┐┌──────────────┐
│ Отдел лечебно- │││ Планово- │││ Отдел лечебно- ││ Отдел │││ Второй ││ Отдел │ │ Планово- ││ Отдел ││ Отдел │
│профилактической│││финансовый│││профилактической││лекарственного│││ сектор ││ капитального │ │финансовый││бюджетного││ капитального │
│ помощи │││ отдел │││ помощи ││ обеспечения │││ ││строительства │ │ отдел ││ учета и ││строительства │
│ │││ │││ ││ │││ ││и материально-│ │ ││отчетности││и материально-│
│ │││ │││ ││ │││ ││ технического │ │ ││ ││ технического │
│ │││ │││ ││ │││ ││ обеспечения │ │ ││ ││ обеспечения │
└────────────────┘│└──────────┘│└────────────────┘└──────────────┘│└────────┘└──────────────┘ └──────────┘└──────────┘└──────────────┘
┌────────┴─┐ ┌─────┘ ┌─────────────┬──────┴─────────────┐
\\/ \\/ \\/ \\/ \\/ \\/
┌──────────────┐┌───────────┐ ┌───────────┐┌─────────────────┐┌────────────────────┐
│ Отдел ││ Отдел │ │Общий отдел││Юридический отдел││Отдел лицензирования│
│лекарственного││ кадрового │ └───────────┘└─────────────────┘└────────────────────┘
│ обеспечения ││обеспечения│
└──────────────┘└───────────┘"Рис. 1"
3.Объекты информационных процессов
3.1.Роли и права участников в документообороте Министерства
Перечень участников документооборота Министерства с описанием их ролей и прав приведен в таблице 1.
Таблица 1.
| N п./п | Участник процесса | Роль | Права участника процесса |
| 1. | Министр | Руководитель | создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; визирование проектов документов; утверждение (подписание) документов |
| 2. | Первый заместитель Министра | Руководитель Исполнитель | создание поручений в рамках утвержденного регламента; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение (подписание) документов |
| 3. | Заместитель Министра | Руководитель Исполнитель | создание поручений в рамках утвержденного регламента; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение (подписание) документов |
| 4. | Начальник общего отдела | Регистратор Контролер Исполнитель | создание поручений; регистрация в СЭД входящих документов; создание проектов документов, отчетов, справок; постановка на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений руководства; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений; отправка исходящей корреспонденции; сдача документов в архив |
| 5. | Начальники: отдела лечебно-профилактической помощи; отдела организации лекарственного обеспечения; отдела кадрового обеспечения; отдела капитального строительства и материально-технического обеспечения; планово-финансового; отдела бюджетного учета и отчетности; юридического отдела; общего отдела; отдела лицензирования медицинской, фармацевтической деятельности и деятельности по обороту наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, культивированию наркосодержащих растений | Исполнитель | создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений |
| 6. | Заместитель начальника (консультант) | Исполнитель | создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений |
3.2.Документооборот в Министерстве
В настоящее время в Министерстве используется смешанная модель документооборота. Регистрация входящей, исходящей и основной части внутренней документации осуществляется в общем отделе, что позволяет отслеживать документы от момента регистрации до момента отправки.
В процессе обработки документов производится выдача поручений по документу и осуществляется контроль исполнения поручений. В существующей модели документооборота контроль всех поручений Министра и заместителей Министра осуществляет начальник общего отдела.
В таблице 2 приведен перечень групп документов с привязкой к основным процессам документооборота Министерства.
Таблица 2.
| N п/п | Процессы | Группы документов |
| 1. | Регистрация документов общим отдел | Входящие (законы Республики Мордовия, указы и распоряжения Главы Республики Мордовия, распоряжения и постановления Правительства Республики Мордовия, письма) Исходящие (письма, информация, предложения, отчеты, планы, сведения, мониторинг, списки) Обращения граждан |
Правительством Российской Федерации;
Администрацией Главы Республики Мордовия;
Правительством Республики Мордовия;
Аппаратом главного федерального инспектора по Республике Мордовия;
Федеральными и республиканскими министерствами, государственными комитетами;
Администрациями муниципальных районов Республики Мордовия;
Подведомственными учреждениями;
Иными организациями и учреждениями.
4.Описание основных процессов подготовки, регистрации и обработки документов
Процесс подготовки, регистрации и обработки документов осуществляется непосредственно с использованием СЭД.
Ниже приводится описание основных процессов документооборота, разработанных в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству в Министерстве.
4.1.Процесс регистрации документов
Регистрация документов осуществляется в СЭД. Порядок внесения документов в СЭД зависит от типа регистрируемого документа. Учитывая данные особенности, процесс регистрации документов подразделяется на следующие виды:
регистрация входящего документа;
регистрация исходящего документа;
регистрация обращений граждан.
4.1.1.Регистрация входящего документа
Документы, поступившие в Министерство, проходят первичную обработку, регистрацию и далее направляются на рассмотрение Министру с использованием СЭД.
Прием, обработка и регистрация входящих документов производится в общем отделе.
Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: N 66 от 15.10.20...).
Документы, поступившие по системе СЭД, сохраняют регистрационный номер, присвоенный соответствующим органом власти или местного самоуправления.
4.1.2.Регистрация исходящего документа
Исходящие документы регистрируются в общем отделе с использованием СЭД.
Регистрационный номер состоит:
- в вышестоящие органы государственной власти, не включенные в СЭД: из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: N 05-24/15 от 03.03.20...);
- в органы государственной власти, включенные в СЭД: из порядкового номера документа в течение года, буквенно-числового индекса "РМ/5" и текущей даты (например: N 25-РМ/5 от 03.03.20...);
- в иные организации: из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: N 04-01/36 от 03.03.20...).
4.1.3.Регистрация обращений граждан
и ответов на обращения граждан
Письменные обращения граждан регистрируются в общем отделе с использованием СЭД.
Регистрационный номер обращения гражданина состоит из первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: N Ф-17 от 03.03.20...).
Обращения граждан, поступившие по системе СЭД, сохраняют регистрационный номер, присвоенный соответствующим органом государственной власти или органом местного самоуправления.
Регистрационный номер ответа на обращение гражданина состоит из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, из порядкового номера документа в течение года, буквенно-числового индекса "РМ/5" и текущей даты (например: N 25-РМ/5 от 03.03.20...).
4.2.Процесс обработки и исполнения документов
В Министерстве процесс обработки и исполнения документов с использованием СЭД включает в себя следующие функции:
передача зарегистрированного документа;
контроль исполнения поручений;
исполнение поручения и документа;
снятие контрольных поручений с контроля.
4.2.1.Передача зарегистрированного документа
Документы, поступившие в Министерство, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение Министру или первому заместителю Министра в соответствии с приказом о распределении обязанностей. Министр (первый заместитель Министра) вносит в регистрационную карточку документа (далее - РК) указания по исполнению (резолюцию), исполнителей (при необходимости определяет ответственного исполнителя). Документ автоматически направляется сотрудникам министерства, указанным в резолюции Министра (заместителя Министра).
Все указанные выше действия осуществляются с использованием СЭД.
4.2.2.Контроль исполнения поручений
Входящие документы и письменные обращения граждан ставятся на контроль с использованием СЭД и имеют плановую дату исполнения поручения. Контроль исполнения поручений по входящим документам осуществляется начальником общего отдела; контроль исполнения поручений по письменным обращениям граждан осуществляется начальником общего отдела.
Продление сроков исполнения производится на основании служебной записки; снятие документа с контроля производится в рабочем порядке по согласованию с Министром (первым заместителем Министра), выдавшим поручение, или на основании документа-ответа.
4.2.3.Исполнение документа
При получении поручения исполнителями готовятся отчеты об исполнении с использованием СЭД. Напоминания об истечении сроков контрольного поручения осуществляются начальником общего отдела.
Напоминание происходит с указанием реквизитов документа или обращения и сроком исполнения.
4.3.Процесс отправки документов
Отправку исходящих документов с использованием СЭД обеспечивает общий отдел.