Приказ от 17.09.2007 г № 36

Об утверждении Административного регламента ГУ «ЦГА РМ» по исполнению государственной функции: организация работы по исполнению социально-правовых запросов граждан, связанных с реализацией их прав и законных интересов

ГУ "ЦГА РМ" ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ:
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ
ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН, СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ
ИХ ПРАВ И ЗАКОННЫХ ИНТЕРЕСОВ
Во исполнение Подробного плана мероприятий по проведению Административной реформы в Республике Мордовия в 2007 году, утвержденного распоряжением Правительства Республики Мордовия от 27.04.2007 N 402-Р, приказываю:
1.Утвердить Административный регламент ГУ "Центральный государственный архив Республики Мордовия" по исполнению государственной функции: организация работы по исполнению социально-правовых запросов граждан, связанных с реализацией их прав и законных интересов (прилагается).
2.ГУ "ЦГА РМ" (О.А.Байкова) начать внедрение Административного регламента в работу с 1 ноября 2007 года.
Начальник
Республиканской архивной службы
Ю.Ф.ЮШКИН
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ "ЦЕНТРАЛЬНЫЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ"
ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ: ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ ЗАПРОСОВ
ГРАЖДАН, СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИХ ПРАВ
И ЗАКОННЫХ ИНТЕРЕСОВ
1.Основные положения
1.1."Административный регламент Государственного учреждения "Центральный государственный архив Республики Мордовия" по исполнению государственной функции: организация работы по исполнению социально-правовых запросов граждан, связанных с реализацией их прав и законных интересов" (далее - Регламент) разработан в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия в области архивного дела, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России в области архивного дела, на основе практического опыта работы сотрудников Государственного учреждения "Центральный государственный архив Республики Мордовия" (далее - ГУ "ЦГА РМ").
При разработке Регламента использованы:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации";
- Федеральный закон от 15 декабря 2001 года N 166-ФЗ "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 17 декабря 2001 года N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 15 декабря 2001 года N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Закон Республики Мордовия от 7 февраля 2005 года N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия";
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007 г.);
- "Методические рекомендации по организации работы районных (городских) архивов документов по личному составу" (М., 1995 г.);
- "Методика и организация исполнения запросов социально-правового характера в РГАЭ" (М., 1994 г.);
- "Рекомендации по подготовке справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации" (М., 2005 г.);
1.2.Регламент распространяется на ведение делопроизводства и организацию работы по исполнению запросов социально-правового характера в ГУ "ЦГА РМ".
1.3.Основные понятия.
Основной формой обращения пользователей в архив являются письма организаций, письма и заявления граждан (в дальнейшем - "запрос"), в которых излагается просьба о предоставлении архивной информации по определенной теме (вопросу).
Запросы социально-правового характера - это запросы конкретных лиц или организаций, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан:
- подтверждение трудового стажа;
- подтверждение размера заработной платы;
- подтверждение различных надбавок и льгот;
- подтверждение факта получения травм на производстве;
- подтверждение наследственных прав;
- подтверждение прав имущественного характера;
- подтверждение фактов рождения, бракосочетания и смерти;
- избрание на выборные должности;
- получение образования;
- прохождение практики на заводах и т.п.;
- награждение государственными наградами, присвоение почетных званий;
- о лицах, пострадавших от массовых репрессий;
- о пребывании в концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны;
- сведения о реабилитации.
Автор запроса является заявителем.
Запросы от заявителей могут быть, как о них самих, так и о других лицах.
Физическое лицо, о котором запрашиваются сведения, является объектом запроса.
По запросам заявителей - гражданам, организациям, учреждениям - выдаются архивные справки, архивные копии и архивные выписки из документов, хранящихся в ГУ "ЦГА РМ" и относящихся к теме заявления.
Архивная справка - официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.
Ответы на запросы заявителей делятся на положительные, отрицательные.
Положительный ответ - официальный ответ архива на запрос, содержащий в полном объеме или частично интересующую заявителя информацию.
Отрицательный ответ - официальный ответ архива на запрос, указывающий на отсутствие в документах архива сведений, интересующих заявителя.
Запросы, поступающие в архив, но не соответствующие составу фондов данного архива, называют непрофильными.
В необходимых случаях при исполнении непрофильного запроса архив направляет поступившее обращение по месту хранения запрашиваемых документов или дает соответствующие рекомендации.
Один запрос может содержать несколько вопросов, предполагающих работу с разными архивными фондами за разные периоды или требующих оформления сопроводительных писем в другие архивные учреждения. В этом случае по каждому из вопросов подготавливается отдельный ответ.
1.4.Делопроизводство по обращениям граждан и организаций социально-правового характера ведется в ГУ "ЦГА РМ" отдельно от других видов делопроизводства.
1.5.Обязанности по ведению делопроизводства, созданию и ведению базы данных по исполнению запросов социально-правового характера, приему граждан и выдаче архивных справок возлагаются на специалистов отдела информационно-справочной работы ГУ "ЦГА РМ" (далее - отдела ИСР).
1.6.Ответственность за автоматизированную регистрацию поступления и хода исполнения запросов социально-правового характера несет специалист 1 категории отдела ИСР.
1.7.Ответственность за состояние делопроизводства, создание и ведение базы данных по исполнению запросов социально-правового характера, приему граждан и выдаче архивных справок несет начальник отдела ИСР.
1.8.Руководство архива осуществляет контроль за порядком ведения данной работы и принимает меры к ее совершенствованию.
1.9.Соблюдению обязательных требований к удобству получателей государственных услуг при обращении в ГУ "ЦГА РМ" служит "Стандарт комфортности Государственного учреждения "Центральный государственный архив Республики Мордовия" по предоставлению государственных услуг" (Приложение 1).
2.Порядок приема и регистрация запросов
Запросы от заявителей поступают в виде письменных заявлений (писем) и при личном обращении граждан в архив.
2.1.Порядок приема граждан
Прием граждан осуществляется специалистом 1 категории отдела информационно-справочной работы в специально отведенном помещении.
В отдельных случаях прием посетителей проводит начальник отдела ИСР.
При поступлении запроса по документам ГУ "ЦГА РМ" посетителю предлагается заполнить анкету-заявление по установленной форме (Приложение 2) и оказывается помощь в ее заполнении.
При приеме заявлений проверяется правильность и четкость изложения следующих сведений:
- фамилия (если она изменялась, указывается прежняя фамилия или фамилии лица за запрашиваемый период работы или учебы), имя, отчество, год рождения лица, о котором наводится справка (объект запроса);
- фамилия, имя и отчество заявителя, запрашивающего справку о другом лице, точное наименование организации, обратившейся с запросом (автор запроса (заявитель));
- сведения для осуществления связи с заявителем (контактные телефоны) и адрес, по которому необходимо отправить справку;
- содержание запроса с точным и полным наименованием учреждения или организации, структурного подразделения, где работал заявитель, его должность, годы работы и т.д.;
- личная подпись заявителя и дата заполнения анкеты-заявления.
В целях ускорения и эффективности архивного поиска и подготовки наиболее полного и точного ответа при приеме запроса рекомендуется получить как можно больше уточняющих сведений.
2.2.Прием и первичная обработка запросов, присланных по почте
Прием и первичная обработка запросов, поступивших по почте, осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время и состоит из проверки правильности доставки и целостности конвертов и документов.
При вскрытии конвертов проверяется правильность и полнота вложения и целостность документов.
Конверты от поступающих писем не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа.
2.3.Регистрация запросов
Все поступившие в архив обращения фиксируются в Журнале регистрации обращений граждан (Приложение 3).
В журнале указывается дата обращения, персоналии заявителя, краткое содержание запроса, место события, сведения о количестве выданных ксерокопий, на каких условиях выдан запрос (платный или бесплатный), фамилия исполнителя, дата исполнения запроса, результат обращения.
Учет обращений, поступивших в ГУ "ЦГА РМ", осуществляется в пределах календарного года.
Запросы (заполненные анкеты), поступившие в ходе личного приема граждан, регистрируются в Журнале регистрации обращений граждан в день их приема на общих основаниях.
Устные обращения граждан, которые ограничились устными консультациями, фиксируются в Журнале регистрации устных обращений граждан (Приложение 4).
В журнале указывается дата обращения, персоналии заявителя, краткое содержание запроса.
В графе "Результат обращения" указывается, что сделано:
- дан адрес другого архива;
- дана консультация;
- даны рекомендации о ходе дальнейшего поиска документов и т.д.
Каждому запросу присваивается регистрационный индекс.
Регистрационный индекс переносится в отметку о поступлении документа - на регистрационный штамп, который проставляется на всех поступающих запросах в правой нижней части первого листа документа и включает в себя:
- сокращенное наименование архива,
- дату поступления документа,
- регистрационный индекс поступившего документа.
Регистрационный индекс указывается в соответствующей графе Журнала регистрации обращений граждан.
Дата поступления запроса является началом отсчета срока исполнения поступившего документа (см. п. 3.2. ).
2.4.Внесение сведений о поступающих запросах в базу данных "Электронная регистрация социально-правовых запросов"
После поступления и первичной обработки запросы передаются на автоматизированную регистрацию.
В ГУ "ЦГА РМ" создается база данных "Электронная регистрация социально-правовых запросов".
В базу данных "Электронная регистрация социально-правовых запросов" вносится следующая информация по соответствующим полям:
1 - список рассылки;
2 - номер по порядку;
3 - регистрационный индекс;
4 - дата поступления запроса;
5 - дата исполнения запроса;
6 - автор запроса (заявитель);
7 - место события;
8 - откуда прибыл запрос;
9 - содержание запроса;
10 - ответ (результат обращения: справка положительного или отрицательного содержания, дополнительный запрос, рекомендательное или сопроводительное письмо);
11 - вид исходящего документа;
12 - фамилия исполнителя;
13 - примечания.
2.4.1.Список рассылки
Реквизит "Список рассылки" предполагает ведение автоматической нумерации поступивших запросов
2.4.2.Номер по порядку
Данные реквизита фиксируют порядковую (механическую) нумерацию поступивших запросов.
2.4.3.Регистрационный индекс
В ячейку вносится регистрационный индекс запроса (см. п. 2.3. ), состоящий из начальной буквы фамилии лица, о котором запрашивают сведения и порядкового номера запроса в пределах календарного года.
Если в запросе указано несколько фамилий, предлагаемых для поиска, то в регистрационный индекс выносится начальная буква фамилии самого заявителя.
2.4.4.Дата поступления запроса
В ячейку вносится дата поступления запроса.
2.4.5.Дата исполнения запроса
На поле базы данных проставляется дата исполнения запроса.
2.4.6.Автор запроса (заявитель)
В реквизит заносятся сведения, необходимые для осуществления связи с заявителем: фамилия, имя, отчество заявителя, название учреждения, из которого поступил запрос, номера телефонов.
Если заявитель имел несколько фамилий, то первой указывается последняя известная фамилия, затем в скобках перечисляются все другие фамилии в хронологическом порядке.
2.4.7.Место события
Реквизит предполагает указание названия населенного пункта, где происходили события, требующие документального подтверждения.
2.4.8.Откуда прибыл запрос
Реквизит предполагает указание названия населенного пункта, откуда поступил запрос.
2.4.9.Содержание запроса
В ячейке базы данных все запросы классифицируются по видам:
- подтверждение трудового стажа, размера заработной платы, различных надбавок и льгот;
- избрание на выборные должности;
- нахождение на излечении;
- получение образования;
- награждение государственными наградами, присвоение почетных званий;
- о лицах, пострадавших от массовых репрессий;
- о пребывании в концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны;
- сведения о реабилитации и др.
2.4.10.Ответ
Реквизит предполагает указание характера ответа: справка положительного или отрицательного содержания, дополнительный запрос, рекомендательное или сопроводительное письмо, ксерокопия.
2.4.11.Вид исходящего документа
В реквизите указывается вид исходящего документа: архивная справка, архивная выпись, копия и т.п.
2.4.12.Фамилия исполнителя
В ячейке базы данных указывается только фамилия исполнителя.
2.4.13.Примечания
На поле размещаются особые отметки о запросе: о постановке на особый контроль и отметка о снятии с контроля, срочное исполнение, сложность запроса.
Запросы, аналогичные по автору запроса (заявителю), но несколько отличные по содержанию (другой период трудовой деятельности, другое учреждение и т.д.), регистрируются как самостоятельные.
Запросам присваиваются следующие регистрационные номера, и они не являются повторными.
3.Рассмотрение запросов
3.1.Проставление резолюции
Все зарегистрированные запросы передаются для рассмотрения директору ГУ "ЦГА РМ" в день приема (получения) или на следующий день в зависимости от времени приема граждан и поступления почты в архив.
Результаты рассмотрения директор ГУ "ЦГА РМ" излагает в резолюции.
Резолюция проставляется на документе (запросе) и содержит:
- указание срока исполнения (если он отличается от установленного для запросов, исполняемых на общих основаниях);
- указание на конкретные действия по исполнению запросов (о запросе дополнительных сведений, о необходимости пересылки в другое архивное учреждение и т.д.);
- фамилию и инициалы начальника отдела ИСР или, при временном отсутствии его, лица, заменяющего руководителя отдела;
- особые отметки (см. п. 2.4.13. );
- указание автора резолюции (подпись директора ГУ "ЦГА РМ"),
- дату резолюции.
В зависимости от сложности запроса резолюция директора ГУ "ЦГА РМ" может быть расширена.
Резолюция также может быть дополнена в ходе исполнения запроса.
На данном этапе определяется срочность запроса, а также гарантия оплаты.
В спорных случаях вопрос о срочности или оплате запроса решается непосредственно руководством архива.
3.2.Сроки исполнения
Запросы, поступившие от органов государственной власти, местного самоуправления, административных и правовых органов, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или в сроки, обозначенные в резолюции.
Запросы, по которым в ГУ "ЦГА РМ" отсутствуют документы (непрофильные), следует направлять по принадлежности не позднее чем в 5-дневный срок с даты поступления запроса.
Срок исполнения запросов, по которым поступила оплата за срочность, сокращается до 5-и дней.
Все остальные запросы исполняются в срок до 28 дней с момента их регистрации.
С разрешения руководства архива этот срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Исполнение запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) должно занимать у исполнителей не более 10 дней с момента регистрации запроса.
В тех случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок исполнения исчисляется с момента получения дополнительных сведений.
3.3.Постановка на контроль
Помимо срокового контроля, которому подлежат все запросы, ряд запросов ставится на особый контроль (например, запросы административных органов, пересланные или поступившие от органов власти и управления, по которым необходимо сообщить результат исполнения). При решении о необходимости такого контроля директор ГУ "ЦГА РМ" в правом верхнем углу первого листа запроса делает отметку "КОНТРОЛЬ".
Отметка о контроле не ставится на запросах, требующих срочного исполнения, а также на запросах, по которым у заявителя запрашиваются дополнительные сведения, так как сам срок исполнения и отметка о запросе сведений являются основанием для осуществления контроля.
4.Исполнение запросов
4.1.Передача запросов на исполнение
Начальник отдела ИСР, в зависимости от результатов рассмотрения запросов, осуществляет распределение всех запросов по характеру дальнейшего исполнения:
- запросы на исполнение;
- непрофильные запросы;
- запросы, требующие получения от заявителей дополнительных сведений.
Передача запросов на исполнение конкретным исполнителям осуществляется начальником отдела ИСР в течение двух рабочих дней после рассмотрения в соответствии с резолюцией директора ГУ "ЦГА РМ".
Исполнитель, получив запрос на исполнение, проставляет на нем отметку о получении в левой нижней части документа: личная подпись и дата получения.
Общие требования по выявлению документов, составлению и оформлению ответов заявителю.
Исполнение запросов начинается с внимательного изучения анкеты-заявления или письма заявителя и выяснения, к каким фондам нужно обратиться. Для наведения архивных справок используется различный научно-справочный материал: карточки и списки фондов, учреждений, дела фондов, исторические справки, описи дел по личному составу и постоянного хранения. Работу необходимо начать с просмотра списка фондов, хранящихся в архиве: выявить номер, фонда, содержащий документы по запросу. Затем просматриваются описи дел этого фонда. По описям выявляется состав документов и номера дел за годы, указанные в заявлении. Выявленные дела просматриваются полистно. В случае неполноты фонда или отсутствии в нем сведений необходимо просмотреть дела фондов вышестоящего учреждения и учреждения-преемника.
При составлении архивных справок исполнитель обязан выявить и использовать все имеющиеся в архиве данные и изложить текст справки четко и грамотно. Сведения, не относящиеся к вопросу заявления, в справке не включается. При необходимости допускается приводить в справке выдержки из документов по содержанию документов, заключая их в кавычки.
Исполнитель не должен излагать собственных выводов по содержанию документов, на основании которых составляется справка. Однако в необходимых случаях в архивных справках, направляемых в адрес учреждений, даются пояснения документам, внушающим сомнения в их достоверности.
Случайное или формальное несовпадение части данных, обнаруженных в документах архива, со сведениями в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает никаких сомнений в тождественности лица или факта, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении (например, несовпадение в написании имени и отчества "Егор Иванович" вместо "Георгий Иванович", года рождения "1924" вместо "1925", должность "бухгалтер" вместо "счетный работник" и т.д.).
Несовпадение отдельных данных включается в архивную справку так, как они значатся в документах, и оговаривается в тексте справки словами "так в документе", "указано не полностью", "в тексте неразборчиво" и др. Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие только одного из них - "имя, отчество не указаны", "инициалы не расшифрованы".
Сведения о работе гражданина в разных учреждениях, как правило, включается в одну справку.
Архивные справки, копии и выписки составляются на бланке архива с обозначением в левой части листа названия документа: "Архивная справка", "Архивная копия", "Архивная выписка", исходящие даты, регистрационного номера, ссылки на регистрационный номер и дату документа. В правой стороне верхней части листа указывается фамилия, имя, отчество лица, которому адресуется справка, затем почтовый адрес. В справке, адресованной учреждению, указывается наименование учреждения в именительном падеже, затем почтовый адрес.
В тексте справки полностью указывается наименование учреждения - фондообразователя, документы которого послужили основанием для составления справки. Наименование учреждения при первом упоминании должно приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается его сокращенное наименование: "В документах архивного фонда исполнительного комитета Большемаресевского сельского Совета народных депутатов Чамзинского района Мордовской АССР...".
Если название учреждения менялось, в справке указывается наименование только за тот период, о котором запрашивает заявитель. После наименования учреждения в тексте справки указываются названия и даты документов, из которых берутся сведения, а затем излагаются сами сведения по запрашиваемому вопросу в хронологической последовательности событий, а не документов.
В конце текста архивной справки приводятся ссылки на источники, послужившие основанием для ее составления, точно указываются номера фонда, описи, дел, листов. Первый экземпляр положительной архивной справки печатается на бланке архива, подписывается директором архива и исполнителем, скрепляется печатью. Второй экземпляр печатается на стандартном листе бумаги формата А4 и А5 и подписывается исполнителем.
4.2.Документирование хода исполнения запроса
4.2.1.Состояние НСА к просмотренным документам
Исполнители, в ходе работы с документами, обязаны фиксировать сведения о выявленных недостатках научно-справочного аппарата в Журнале состояния НСА к архивным документам (Приложение 5) по следующим параметрам:
- отсутствие внутренней описи документов дела;
- нераскрытые заголовки дел или не соответствующие составу и содержанию документов дела;
- несоответствие внутренней описи составу документов дела;
- отсутствие исторической справки (предисловия);
- недостаточность сведений в исторической справке (предисловии).
4.2.2.Физическое и техническое состояние просмотренных документов
Исполнители в ходе работы с документами обязаны фиксировать сведения о выявленных недостатках физического и технического состояния документов в Журнале физического и технического состояния документов (Приложение 6) по следующим основным параметрам:
- физическое состояние (неисправимо повреждено, требует обеспыливания и др.);
- техническое состояние (переплет, подшивка, шифровка, перенумерация и др.);
- состояние носителя (механические повреждения, повреждения насекомыми, повреждения водой и др.);
- состояние текста (затухающий текст, утрата текста и др.).
4.3.Исполнение непрофильных запросов,