Приложение к Распоряжению от 13.10.2016 г № 89-Р Состав
Положение об экспертной комиссии администрации городского округа саранск
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) Администрации городского округа Саранск (далее - Администрации) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке на муниципальное и государственное хранение документов, образующихся в процессе деятельности Администрации и организаций - источников комплектования архива.
1.2.ЭК является совещательным органом. Решения ЭК вступают в силу после утверждения Руководителем Аппарата Администрации городского округа Саранск.
1.3.В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Мордовия от 7 февраля 2005 г. "Об архивном деле Республики Мордовия", распорядительными документами Республиканской архивной службы Республики Мордовия, типовыми перечнями документов со сроками хранения, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций N 19 от 18.01.2007, Положением об ЭК Администрации.
1.4.Экспертная комиссия возглавляется (председатель ЭК) Руководителем Аппарата Администрации. Заместителем председателя ЭК является начальник Канцелярии Администрации, секретарем комиссии является руководитель архива.
1.5.Персональный состав ЭК назначается распоряжением Администрации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений.
1.6.В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться специалисты управлений и отделов Администрации, Республиканской архивной службы Республики Мордовия.
2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1.Организация и проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрации на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.
2.2.Организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к архивному хранению.
2.3.Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.
3.ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1.Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службой работу по ежегодному отбору документов Администрации для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2.Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Администрации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-правовых и методических документов по указанным вопросам.
3.3.Оказывает методическую помощь ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации.
3.4.Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.4.1.На утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Республиканской архивной службы Республики Мордовия, а затем на утверждение Руководителя Аппарата Администрации городского округа Саранск описи дел постоянного хранения управленческой документации Администрации, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
3.4.2.На согласование ЭПК, а затем на утверждение Руководителю Аппарата Администрации сводную номенклатуру дел Администрации, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
3.4.3.На рассмотрение ЭПК предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных типовым перечнем и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных типовым перечнем.
3.5.Совместно со службами делопроизводства и кадров Администрации проводит для структурных подразделений Администрации консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их квалификации.
4.ПРАВА ЭК
ЭК имеет право:
4.1.В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам Администрации по вопросам разработки номенклатур дел структурных подразделений Администрации, формирования дел, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2.Запрашивать от руководителей структурных подразделений Администрации:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3.Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Администрации о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения документов, о причинах утраты документов.
4.4.Приглашать на заседания ЭК в качестве экспертов и консультантов специалистов структурных подразделений Администрации, сотрудников ГКАУ "Центральный государственный архив Республики Мордовия".
4.5.ЭК в лице ее председателя, заместителя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6.Информировать руководство Администрации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК
5.1.ЭК Администрации работает в тесном контакте с ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия, получает от нее соответствующие организационно-методические рекомендации.
5.2.ЭК работает по годовому плану работы, утвержденному руководителем Аппарата Администрации.
5.3.Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания ЭК протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседаниях не позднее, чем за 10 дней.
5.4.Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК (в необходимых случаях по согласованию с ЭПК).
5.5.Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование документов ЭК, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Республиканской
архивной службы Республики Мордовия
от 26 марта 2013 г. N 3