Постановление от 26.01.2009 г № 15
Об утверждении Положения о муниципальном архиве
Постановляю:
1.Утвердить Положение о Большеберезниковском муниципальном архиве.
2.Настоящее постановление вступает в силу с момента его подписания.
Глава администрации
муниципального района
А.Н.СУРИН
ПОЛОЖЕНИЕ
О БОЛЬШЕБЕРЕЗНИКОВСКОМ МУНИЦИПАЛЬНОМ АРХИВЕ
1.Общие положения
1.Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация Большеберезниковского муниципального района Республики Мордовия (далее - Администрация) образует в своем составе муниципальный архив, выполняющий функции архивного отдела.
2.Муниципальный архив является самостоятельным структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации в установленном порядке. Имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.
3.Муниципальный архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации и Конституцией Республики Мордовия, федеральным законодательством, законами Республики Мордовия, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Мордовия, Уставом муниципального образования, постановлениями и распоряжениями Главы администрации, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Республиканской архивной службы Республики Мордовия и настоящим Положением.
4.Положение о муниципальном архиве утверждается Главой администрации с учетом рекомендаций Республиканской архивной службы. В Положении закрепляются организационно-правовой статус муниципального архива, задачи и функции по руководству муниципальным архивом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
5.Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников муниципального архива устанавливаются Главой администрации.
6.Финансирование и материально-техническое обеспечение муниципального архива осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования.
7.Дополнительными источниками финансирования могут быть:
целевые средства из республиканского бюджета Республики Мордовия (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании; реализации государственных полномочий по хранении, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальном архиве.
8.Администрация Большеберезниковского муниципального района РМ обеспечивает муниципальный архив помещением, отвечающим нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
Принимая решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен муниципальный архив, Администрация предоставляет муниципальному архиву помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
2.Состав документов
9.Муниципальный архив хранит:
архивные документы и фонды на различных видах носителей, являющиеся муниципальной собственностью, входящие в состав Архивного фонда Республики Мордовия, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Республики Мордовия;
архивные фонды и архивные документы на различных видах носителей, отнесенные в установленном порядке к собственности Республики Мордовия, входящие в состав Архивного фонда Республики Мордовия, временно, до передачи в Центральный государственный архив Республики Мордовия;
архивные фонды и архивные документы на различных видах носителей, отнесенные в установленном порядке к собственности Российской Федерации, входящие в состав Архивного фонда Российской Федерации, временно, до решения вопроса о месте их постоянного хранения;
архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданные на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. документы личного происхождения;
печатные, аудиовизуальные и другие материалы, дополняющие фонды муниципального архива;
учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые для осуществления его практической деятельности.
10.Документы Архивного фонда Республики Мордовия, не относящиеся к собственности Республики Мордовия и муниципальной собственности, поступают на хранение в муниципальный архив в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и муниципальным архивом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.
3.Полномочия
11.Муниципальный архив в пределах своей компетенции осуществляет следующие полномочия:
в области обеспечения сохранности и учета архивных документов:
хранение и учет документов, принятых в муниципальный архив, представление в установленном порядке учетных документов в Республиканскую архивную службу Республики Мордовия;
проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
подготовка, представление Администрации Большеберезниковского муниципального района РМ и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в муниципальном архиве.
в области формирования Архивного фонда Российской Федерации и Республики Мордовия, организационно-методического руководства архивами органов местного самоуправления, муниципальных организаций и организацией документов в делопроизводстве:
составление списков организаций - источников комплектования муниципального архива, утверждаемых Администрацией и согласовываемых Республиканской архивной службой Республики Мордовия; систематическая работа по их уточнению;
отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в муниципальный архив;
проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве;
проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов;
ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Большеберезниковского муниципального района РМ;
рассмотрение и представление на согласование с ЭПК Республиканской архивной службы положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и исторических справок организаций - источников комплектования;
рассмотрение и представление в Республиканскую архивную службу поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов и делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб организаций.
в области использования документов, создания информационно-поисковых систем:
информирование органов местного самоуправления, иных организаций Большеберезниковского муниципального района РМ о составе и содержании документов муниципального архива по актуальной тематике,
исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
обеспечение пользователю архивными документами условий, необходимых для поиска и изучения архивных документов;
предоставление государственным органам и органам местного самоуправления необходимых для осуществления ими своих полномочий архивной информации и копий архивных документов;
публикация и экспонирование архивных документов;
подготовка справочно-информационных изданий о составе и содержании документов, хранящихся в муниципальном архиве;
бесплатное предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам муниципального архива,
автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
Реализует государственные полномочия Администрации в сфере архивного дела.
12.Муниципальный архив в пределах своей компетенции имеет право:
представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию муниципального архива;
вносить на рассмотрение Администрации и Республиканской архивной службы предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов;
запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве;
проверять исполнение организациями, расположенными на территории Большеберезниковского муниципального района РМ, независимо от их ведомственной подчиненности, требований архивного законодательства;
давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Большеберезниковского муниципального района РМ, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций;
иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов;
ставить перед органами государственной власти и местного самоуправления вопросы о привлечении к административной ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях;
взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями Большеберезниковского муниципального района, Республиканской архивной службой Республики Мордовия, общественными организациями.
4.Организация работы
13.Муниципальный архив возглавляет заведующий. Заведующий является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей. Заведующий муниципальным архивом назначается и освобождается Главой Администрации Большеберезниковского муниципального района РМ.
При смене заведующего муниципальным архивом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации, а также Республиканской архивной службы Республики Мордовия. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и представляется в Республиканскую архивную службу Республики Мордовия.
Заведующий муниципальным архивом:
организует деятельность муниципального архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на муниципальный архив задач и функций;
отчитывается о работе муниципального архива и состоянии архивного дела в Большеберезниковском муниципальном районе РМ перед Администрацией и в установленном законодательством Республики Мордовия порядке перед Республиканской архивной службой.
14.Деятельность муниципального архива организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией, с учетом рекомендаций Республиканской архивной службы.
15.Реорганизация или ликвидация муниципального архива осуществляется Главой администрации в установленном законом порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реализации муниципального архива передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на хранение в государственные архивы Республики Мордовия в установленном порядке.