Приложение к Распоряжению от 05.10.2009 г № 188-Р Положение

Положение об архивной службе администрации городского округа саранск I. общие положения

1.Архивная служба Администрации городского округа Саранск (далее именуется - Архивная служба) является структурным подразделением Администрации городского округа Саранск.
2.В своей деятельности Архивная служба руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук", Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 03.02.2005 N 10-З "Об Архивном деле в Республике Мордовия", Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск, а также настоящим Положением.
3.Положение об Архивной службе, а также вносимые в него изменения и дополнения утверждаются распоряжением Главы Администрации городского округа Саранск.
4.Начальник Архивной службы является муниципальным служащим, на него распространяются гарантии правовой и социальной защиты муниципальных служащих, установленные законодательством Российской Федерации, Республики Мордовия о муниципальной службе, Уставом городского округа Саранск, а также решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.
5.Архивная служба Администрации городского округа Саранск имеет свою печать и угловой штамп.
6.Архивная служба содержится за счет средств бюджета городского округа Саранск.
II.Основные задачи и функции архивной службы
7.Основными задачами Архивной службы являются осуществление хранения, комплектования, учета хранящихся в архиве документов и их использование по запросам структурных подразделений Администрации городского округа Саранск, юридических и физических лиц, в том числе социально-правовых запросов граждан.
8.Архивная служба Администрации городского округа Саранск в пределах компетенции, установленной настоящим положением осуществляет выполнение следующих функций:
составление и ведение списка действующих организаций, являющихся источниками комплектования Архивной службы;
прием, обработка и хранение документов структурных подразделений Администрации, источников комплектования архива;
обеспечение сохранности принятых на хранение документов;
фондирование принятых на хранение документов;
проведение проверки наличия, состояния архивных дел, экспертизы ценности документов;
осуществление учета принятых на хранение документов;
создание, совершенствование научно-справочного аппарата к имеющимся на хранении документам; создание электронной базы данных по нормативно-правовым актам администрации г. Саранска;
проведение работы по установлению местонахождения не принятых документов и информирование заинтересованных организаций, граждан;
оказание методической помощи, консультаций структурным подразделениям, муниципальным учреждениям городского округа Саранск по вопросам сохранности, комплектования, организации учета документов;
оказание консультационных услуг гражданам и юридическим лицам по вопросам выдачи дубликатов, архивных справок, копий, выписок по документам, находящимся на хранении в Архивной службе;
совместно с Государственным архивом Республики Мордовия проведение консультаций со службами делопроизводства, бухгалтериями, кадровыми службами для организаций, находящихся на территории городского округа Саранск, по вопросам архивного дела;
представление периодической информации Главе Администрации городского округа Саранск согласно утвержденному реестру;
представление ежемесячно и ежегодно отчетной документации, информации и сведений Республиканской архивной службе Республики Мордовия;
представление необходимой информации и документов для проверок, проводимых Управлением Пенсионного фонда Российской Федерации в городском округе Саранск Республики Мордовия, Республиканской архивной службе Республики Мордовия;
изготовление и выдача в установленном порядке структурным подразделениям, гражданам и юридическим лицам дубликатов, справок, заверенных копий архивных документов;
осуществление иных функций, установленных законодательством и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.
III.Обеспечение деятельности архивной службы
9.Архивная служба для осуществления своих функций имеет право:
запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Администрации городского округа Саранск, органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц и граждан необходимые для осуществления своих функций сведения, документы и иные письменные материалы;
вносить на рассмотрение органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также иных юридических лиц, предложения по вопросам архивной деятельности и вопросам делопроизводства;
использовать в установленном порядке для реализации своих функций информационные, документальные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск и ее структурных подразделений;
осуществлять контроль за организациями, являющимися источниками комплектования Архивной службы;
разрабатывать инструкции и иные виды документов по вопросам архивного дела;
выполнять иные права, установленные законодательством и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.
IV.Организация деятельности архивной службы
10.Структура Архивной службы, штатное расписание утверждаются Главой Администрации городского округа Саранск по представлению Первого заместителя Главы Администрации городского округа Саранск.
11.Руководство (организация работы и контроль) Архивной службой осуществляют:
- общее - Глава Администрации городского округа Саранск;
- оперативное - Первый заместитель Главы Администрации городского округа Саранск, Руководитель Аппарата Администрации городского округа Саранск;
- непосредственное - Начальник Архивной службы.
12.Начальник Архивной службы назначается на должность и освобождается от должности Главой Администрации городского округа Саранск в установленном законодательством порядке.
13.На должность Начальника Архивной службы назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж муниципальной службы на должностях муниципальной службы ведущей группы должностей не менее 2 лет или стаж (опыт) работы по специальности не менее 5 лет.
14.Для осуществления своих полномочий Начальник Архивной службы обязан иметь следующие профессиональные знания и навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей:
знание Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Конституции Республики Мордовия, законов Республики Мордовия, указов Главы Республики Мордовия, постановлений Правительства Республики Мордовия - в рамках компетенции органов местного самоуправления, нормативных правовых актов соответствующего муниципального образования, основ организации прохождения муниципальной службы, служебного распорядка органа местного самоуправления, порядка работы со служебной информацией и документами, составляющими государственную тайну (при наличии допуска к государственной тайне), правил деловой этики и требований служебного поведения, основ делопроизводства;
навыки оперативного принятия и реализации управленческих решений, организации и обеспечения выполнения задач, ведения деловых переговоров, публичного выступления, анализа и прогнозирования, грамотного учета мнения коллег, организация работы по эффективному взаимодействию с государственными органами и органами местного самоуправления, эффективного планирования рабочего времени, владения компьютерной и другой оргтехникой, владения необходимым программным обеспечением, систематического повышения своей квалификации, эффективного сотрудничества с коллегами, систематизации и анализа информации, работы со служебными документами и документами, составляющими государственную тайну (при наличии допуска к государственной тайне), адаптации к новой ситуации и принятии новых подходов в решении поставленных задач, квалифицированной работы с гражданами.
15.Начальник Архивной службы обеспечивает выполнение возложенных на Архивную службу задач и функций;
представляет интересы службы во взаимоотношениях с органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами и гражданами;
представляет Главе Администрации городского округа Саранск предложения по вопросам деятельности Архивной службы;
подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;
осуществляет взаимодействие с муниципальными предприятиями и учреждениями, а также с иными организациями по содержанию в надлежащем состоянии жилищного фонда, элементов благоустройства на закрепленной территории, проводит непосредственную работу с населением данной территории по разрешению жалоб и предложений;
не разглашает служебную информацию (тайну), а также ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;
осуществляет иные полномочия, установленные законодательством и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.
16.Начальник Архивной службы в своей деятельности руководствуются законодательством Российской Федерации, Республики Мордовия, решениями Совета депутатов городского округа Саранск, а также иными правовыми актами органов местного самоуправления.
17.Архивная служба Администрации городского округа Саранск отчитывается о своей деятельности перед Главой Администрации городского округа Саранск, Первым заместителем Главы Администрации городского округа Саранск.
18.Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение, реорганизация или упразднение Архивной службы производится в установленном порядке.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК
Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность Начальника Архивной службы Администрации городского округа Саранск.
I.Общие положения
1.Начальник Архивной службы Администрации городского округа Саранск (далее также - Начальник Архивной службы) является муниципальным служащим городского округа Саранск.
2.Начальник Архивной службы при осуществлении своих полномочий руководствуется:
Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук", Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 03.02.2005 N 10-З "Об Архивном деле в Республике Мордовия", Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск, а также настоящей должностной инструкцией.
3.Работодателем Начальника Архивной службы является Администрация городского округа Саранск.
Назначение Начальника Архивной службы и освобождение его от должности осуществляется в установленном законодательством и органами местного самоуправления порядке.
4.Начальник Архивной службы в своей деятельности подчиняется непосредственно Первому заместителю Главы Администрации городского округа Саранск, а также Главе Администрации городского округа Саранск.
5.На должность Начальника Архивной службы назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж муниципальной службы на должностях муниципальной службы главной группы должностей не менее 2 лет или стажа (опыта) работы по специальности не менее 5 лет.
II.Основные задачи, права и обязанности начальника архивной службы
6.Основной задачей деятельности Начальника Архивной службы является обеспечение в пределах своей компетенции деятельности Администрации городского округа Саранск в области архивной работы.
К полномочиям относится:
представление в установленном порядке интересов Администрации городского округа Саранск в области архивного дела;
осуществление общего руководства работой Архивной службы;
представление Главе Администрации городского округа Саранск предложений по вопросам деятельности Архивной службы;
разработка Положения об Архивной службе, должностной инструкции Начальника Архивной службы и представление их на утверждение Главе Администрации;
составление номенклатуры дел Архивной службы;
решение административно-хозяйственных вопросов, касающихся деятельности Архивной службы;
составление планов работы и отчетов о проделанной работе;
составление и ведение списка источников комплектования архива;
обеспечение сохранности документальных материалов;
проведение проверок наличия и экспертизы ценности документов;
создание, совершенствование и пополнение научно-справочного аппарата в пределах своей деятельности (составление описей, номенклатур, ведение картотеки, указателей, исторических справок и так далее);
создание электронной базы данных по правовым актам Администрации городского округа Саранск;
отбор архивных документов для проведения работ по дезинфекции, реставрации, переплету, консервационно-профилактической обработке;
предъявление документальных материалов представителям правоохранительных органов, управления Пенсионного фонда Российской Федерации в городском округе Саранск Республики Мордовия для проверки законности выдачи архивных справок;
ведение учета выдачи дел во временное пользование;
рассмотрение заявлений и обращений граждан и юридических лиц по вопросам социально-правового характера;
подготовка дубликатов разрешений на строительство гаражей, пристроек, свидетельств о праве собственности на землю;
подготовка, заверение архивных справок, выписок, копий документов, дубликатов ордеров на жилые помещения;
утверждение актов приема-передачи дел на хранение в Архивную службу;
выполнение иных функций в соответствии с законодательством и решениями органов местного самоуправления.
7.Для осуществления своих полномочий Начальник Архивной службы обязан иметь следующие профессиональные знания и навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей:
знание Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Конституции Республики Мордовия, законов Республики Мордовия, указов Главы Республики Мордовия, постановлений Правительства Республики Мордовия - в рамках компетенции, установленной должностной инструкцией, нормативных правовых актов соответствующего муниципального образования, основ организации прохождения муниципальной службы, служебного распорядка органа местного самоуправления, порядка работы со служебной информацией, правил деловой этики и требований служебного поведения, основ делопроизводства;
навыки эффективного планирования рабочего времени, обеспечения выполнения возложенных задач и поручений вышестоящих в порядке подчиненности должностных лиц органов местного самоуправления, организации работы по эффективному взаимодействию с государственными органами и органами местного самоуправления, владения необходимой для работы компьютерной и другой оргтехникой, владения необходимым для работы программным обеспечением, систематического повышения своей квалификации, эффективного сотрудничества с коллегами, сбора и систематизации информации. Работы со служебными документами, составляющими государственную тайну (при наличии допуска к государственной тайне), адаптации к новой ситуации и новым подходам в решении поставленных задач, квалификационной работы с гражданами;
отвечать за технику безопасности на рабочем месте;
осуществлять взаимодействие муниципальных предприятий и учреждений, а также иных организаций по содержанию в надлежащем состоянии жилищного фонда, элементов благоустройства на закрепленной за специалистом территории, проводить непосредственную работу с населением данной территории по разрешению жалоб и предложений;
выполнять в пределах своих полномочий иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.
8.Для достижения поставленных перед ним задач специалист имеет право в установленном порядке:
запрашивать от органов государственной власти и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, документы и материалы, необходимые для осуществления своих полномочий;
посещать для исполнения своих полномочий граждан и юридических лиц независимо от форм собственности и организационно-правовых форм;
осуществлять подготовку предложений (проектов правовых актов, письменных документов и т.д.) по вопросам, отнесенным к его компетенции;
использовать для реализации своих полномочий информационные, документальные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;
принимать участие в мероприятиях, проводимых Администрацией городского округа Саранск;
иные права, предусмотренные для муниципальных служащих законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.
9.В случае противоречия между собой правовых актов, поручений лиц, указанных в настоящей должностной инструкции, они исполняются им в следующем порядке: Главы Администрации городского округа Саранск - в первую очередь; Первого заместителя Главы Администрации - во вторую очередь; Начальника - в третью очередь; иных должностных лиц и специалистов Администрации городского округа Саранск - в четвертую очередь.
Иные правовые акты и поручения исполняются специалистом при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.
3.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ НАЧАЛЬНИКА АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
10.Начальник Архивной службы несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенные по его вине, в том числе:
допущение ошибки (нарушения, несоответствия и т.д.) в содержании документа Администрации городского округа Саранск;
наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа Администрации городского округа Саранск, которые он мог и должен был предвидеть;
уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;
бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;
неинформирование о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий;
нарушение правил хранения, учета, использования документов, находящихся на хранении в Архивной службе.
11.Порядок и условия привлечения Начальника Архивной службы к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.
12.Начальник Архивной службы не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут быть применены в установленных законодательством случаях.
С настоящей должностной инструкцией и с установленными в ней требованиями согласен.

"__" ____________ 2009 г.   _____________
                              (подпись)