Приложение к Постановлению от 26.07.2010 г № 1252 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов» раздел I. общие положения
1.1.Административный регламент архивного отдела администрации Рузаевского муниципального района (далее - архивный отдел) по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из документов (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела, а также порядок взаимодействия архивного отдела с другими организациями при предоставлении муниципальной услуги.
1.2.Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из документов на основе архивной информации осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 22 октября 2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. N 43, ст. 4169);
Федеральным законом от 02 мая 2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, ст. 2060);
Федеральным законом от 27 июля 2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 31 (1 ч.), ст. 3448);
Федеральным законом от 27 июля 2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Российская газета - Федеральный выпуск N 4131 от 29 июля 2006 г.);
Приказом Росархива от 28 апреля 2001 г. N 33 "Об утверждении Перечня информационных услуг, представляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги"
Законом Республики Мордовия от 3 февраля 2005 "Об архивном деле Республики Мордовия" (Информационный бюллетень N 1 "Архивист", Саранск, 2005 г.);
"Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", М. 2007 г. (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19);
Распоряжением главы администрации Рузаевского муниципального района от 06 марта 2007 N 48-р/л "Об утверждении положения об архивном отделе Рузаевского муниципального района".
1.3.Предоставление муниципальной услуги по организации выдачи архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, поступивших в архивный отдел, осуществляет архивный отдел администрации Рузаевского муниципального района.
Непосредственное исполнение муниципальной услуги по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из документов осуществляет архивный отдел при наличии у него соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
1.4.Выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов на основе архивной информации предусматривает выявление запрашиваемой гражданами и организациями информации по хранящимся документам, подготовку и предоставление гражданам и организациям соответствующих информационных документов.
1.5.Основные понятия, применяемые в настоящем Регламенте:
тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту;
социально-правовой запрос - запрос, связанный с социальной защитой граждан, предусматривающий их пенсионное обеспечение (подтверждение трудового стажа, размера заработной платы, прохождения курсов повышения квалификации), а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации;
архивная справка - документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
архивная выписка - документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
заявитель - автор запроса;
непрофильный запрос - запрос, поступивший в архивный отдел, но не соответствующий составу фондов данного архивного отдела;
положительный ответ - официальный ответ архивного отдела на запрос, содержащий в полном объеме или частично интересующую заявителя информацию;
отрицательный ответ - официальный ответ архивного отдела на запрос, указывающий на отсутствие в документах архивного отдела сведений, интересующих заявителя или отсутствия документов на хранении в архивном отделе;
информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного отдела по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела, содержащее информацию о хранящихся в архивном отделе архивных документах по определенной проблеме, теме.
Раздел II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о муниципальной услуге
2.1.1.Муниципальная услуга по организации выдачи архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, поступивших в архивный отдел, предоставляется в виде официальных писем архивного отдела.
Конечным результатом предоставления муниципальной услуги могут являться: архивная справка, архивная выписка, архивная копия, уведомление о пересылке непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении документов и отрицательный ответ, выдаваемые архивным отделом.
2.1.2.Информация о порядке оказания муниципальной услуги, местонахождении и графике работы архивного отдела предоставляется:
непосредственно в архивном отделе и в архивном отделе по телефону 4-07-02.
Архивный отдел администрации Рузаевского муниципального района
- Почтовый адрес архивного отдела: 431440, Республика Мордовия, город Рузаевка, ул. Ухтомского, д. 18;
- Телефон начальника архивного отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги: (8-83451) 4-07-02;
- Режим работы архивного отдела: Понедельник - пятница с 8.00 до 17.00, обеденный перерыв с 12.00 до 13.00, выходные дни - суббота, воскресенье.
Приемные дни архивного отдела для физических и юридических лиц: Каждый понедельник и четверг с 9.00 до 16.00, обеденный перерыв с 12.00 до 13.00. При необходимости граждане (участники ВОВ, иногородние лица, инвалиды) принимаются ежедневно в рабочее время.
2.1.3.Для получения архивной справки, архивной выписки и архивной копии необходимо написать заявление (запрос) лично самим заявителем или его доверенным лицом по предлагаемому образцу заявления (приложения N 1, 2 ) либо в произвольной форме с отражением в заявлении (запросе) названия организации (для граждан - фамилии, имени, отчества; (для женщин - фамилия, под которой работали или учились), паспортные данные), почтового адреса, темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации, а также формы получения информации (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо).
Образец заявления размещается на информационных стендах в местах ожидания получения информации.
2.1.4.Консультации по вопросам оказания муниципальной услуги предоставляются заявителю работниками архивного отдела при личном обращении или по телефону (см. п. 2.1.2 ).
Консультации предоставляются по следующим вопросам:
- адрес местонахождения архивного отдела;
- наличие документов в архивном отделе по запрашиваемой тематике;
- срок выдачи справок;
- время приема заявлений и выдачи документов.
2.1.5.Прием заявителей (физических и юридических лиц) осуществляет должностное лицо архивного отдела, ответственное за прием посетителей. Для заявителей, ожидающих приема, должны быть оборудованы места ожидания, отвечающие требованиям пожарной безопасности, с наличием достаточного количества кресельных рядов в непосредственной близости с пунктом (кабинетом) приема заявлений. Недалеко от места ожидания должна располагаться туалетная комната.
2.1.6.В местах ожидания граждан должны быть оборудованы информационные стенды с исчерпывающей информацией о порядке предоставления муниципальной услуги:
порядок, условия и сроки предоставления муниципальной услуги, необходимость оформления заявления; срок выдачи справок, заверенных копий и выписок из документов; время ожидания в очереди при подаче документов; продолжительность приема у должностного лица во время подачи заявления и при получении архивной справки;
контактная информация архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу;
перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
образцы заполнения заявления (приложения N 1, 2 );
схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (приложение N 3);
другая информация о предоставлении муниципальной услуги, полезная заявителям.
Для написания заявления должно быть оборудовано письменное место (стол, кресло).
2.2.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
2.2.1.Муниципальная услуга предоставляется при наличии в запросе:
- для юридических лиц - названия организации, учреждения;
- для физических лиц - (фамилии, имени, отчества заявителя, года рождения, паспортных данных), адреса, а также сведений, необходимых для выдачи справки:
- о стаже работы - а) указания места работы - полное точное название и адрес организации с указание структурного подразделения (участка, пункта), б) указания периода работы в качестве кого работали; в) ксерокопии трудовой книжки за запрашиваемый период
- размере заработной платы - а) указания места работы - полное точное название и адрес организации с указание структурного подразделения (участка, пункта), б) указания запрашиваемого периода (с какого по какой год конкретно, для женщин указать период декретного отпуска или отпуска по уходу за ребенком, если таковые имели место быть), в) ксерокопии трудовой книжки за запрашиваемый период;
- период прохождения курсов (повышение квалификации) - а) указания места работы - полное точное название организации с указанием структурного подразделения (участка, пункта), б) даты и номера приказа о направлении на курсы, в) ксерокопию трудовой книжки за запрашиваемый период;
- о выдаче выписки из документа или его копии - указания полных данных о запрашиваемом документе (наименование учреждения - документообразователя, его точные номер и дата). Если неизвестен номер и точная дата - указывается год образования документа.
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для выдачи справок.
2.2.2.Срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 дней с момента регистрации заявления. С разрешения начальника архивного отдела этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов по тематическим запросам, поступившие от органов государственной власти, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются во внеочередном порядке в установленные законодательством сроки или в сроки, согласованные с заявителем.
Заявления, по которым в архивном отделе отсутствуют документы, направляются по принадлежности не позднее чем в 5-дневный срок с момента регистрации.
В тех случаях, когда для исполнения заявления требуются дополнительные сведения, срок их исполнения исчисляется с момента получения дополнительных сведений, о чем заявитель уведомляется дополнительно.
Прием граждан осуществляется в порядке очереди.
Продолжительность приема у должностного лица составляет не более 20 минут.
Подготовленные по заявлению архивные справки, архивные выписки и архивные копии, подписываются начальником архивного отдела и специалистом архивного отдела, непосредственно тем лицом, кто исполнял запрос; заверяются печатями администрации Рузаевского муниципального района и архивного отдела администрации Рузаевского муниципального района, высылаются по почте специалистами архивного отдела или общего отдела администрации, или отдаются лично на руки непосредственно заявителю в архивном отделе.
2.3.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.3.1.Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- отсутствие документов в архивном отделе по запрашиваемой тематике;
- ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию;
- ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные.
2.3.2.Не подлежат рассмотрению заявления, не содержащие фамилии, почтового или электронного адреса заявителя, наименования и даты запрашиваемого документа, наименования учреждения-фондообразователя. Также не принимаются к рассмотрению заявления, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
2.3.3.При личном приеме не принимаются лица, находящиеся в состоянии алкогольного опьянения, употребляющие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
2.4.Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги
2.4.1.Поступившие заявления тематического и социально-правового характера исполняются бесплатно.
Раздел III.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
3.1.1.Порядок приема граждан.
Прием заявителей осуществляют: начальник и специалисты архивного отдела. Ответственным лицом за прием посетителей является начальник архивного отдела.
При исполнении заявления по документам архивного отдела посетителю необходимо написать заявление по установленной форме (приложения N 1, 2 ). При необходимости оказывается консультативная помощь в его написании. При приеме заявлений проверяется правильность и четкость изложения сведений.
Продолжительность приема одного гражданина не превышает 20 минут.
Заявления, поступившие в ходе личного приема граждан, регистрируются в "Журнале регистрации заявлений, запросов граждан, учреждений, организаций" в день их приема. Каждый вопрос, имеющийся в заявлении (запросе), регистрируется как самостоятельное обращение. Регистрация одного запроса не превышает 10 минут.
3.1.2.Прием, первичная обработка и регистрация заявлений, присланных по почте.
Прием и первичная обработка заявлений, поступивших по почте, осуществляется должностным лицом, ответственным за ведение общего делопроизводства архивного отдела, в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
При вскрытии конвертов проверяется правильность и полнота вложения и целостность документов. Конверты от поступающих писем не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документов (заявления).
Лицо, ответственное за организацию исполнения заявлений граждан в архивном отделе, определяет срочность заявления и осуществляет сортировку всех заявлений по характеру дальнейшего исполнения:
заявление на исполнение;
непрофильные заявления;
заявления, требующие получения от заявителей дополнительных сведений. Вместе с этим определяется фамилия специалиста - исполнителя заявления.
Регистрация заявлений осуществляется в "Журнале регистрации заявлений, запросов граждан, учреждений, организаций" лицом, принявшим запрос и ответственным за регистрацию заявлений. Каждому заявлению присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация заявления не превышает 10 минут.
Регистрация заявления считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.1.3.Исполнение заявлений.
Зарегистрированное заявление поступает на исполнение лицу, ответственному за исполнение заявления. Передача заявлений на исполнение осуществляется в течение одного рабочего дня после рассмотрения.
Исполнение заявления осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на хранении в архивном отделе.
Подготовленный проект архивной справки, архивной выписки поступает на проверку лицу, ответственному за организацию исполнения заявления граждан и организаций в архивном отделе и в случае обнаружения ошибок возвращается на доработку исполнителю. Доработанная архивная справка, архивная выписка подписывается специалистом, исполнившим данный запрос и начальником архивного отдела администрации Рузаевского муниципального района, заверяется печатью архивного отдела и администрации.
Подготовленные архивные копии и архивные выписки заверяются в соответствии с требованиями нормативов.
Если в фондах архивного отдела отсутствуют документы и сведения по теме заявления, но известно местонахождение документов, производится пересылка заявления. В этом случае должностное лицо, ответственное за регистрацию заявлений, готовит сопроводительное письмо к заявлению и уведомление заявителю об отсутствии документов в архивном отделе и пересылке заявления на исполнение в другую организацию. С заявления снимается копия, которая остается в архивном отделе, а оригинал заявления вместе с сопроводительным письмом пересылается в организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке заявления.
Если в заявлении отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения заявления данные.
3.1.4.Выдача заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Архивная справка, архивная выписка или архивная копия, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица, выдается ему под роспись при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего его личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки или архивной копии расписывается на втором экземпляре документа, остающегося на хранении в архивном отделе, указывая дату ее получения. В остальных случаях архивная справка, архивная выписка или архивная копия высылается заявителю письмом по почте.
Раздел IV.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги
4.1.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов определены Распоряжением N 58р от 30.03.2010 "Об Административном регламенте рассмотрения обращений граждан и юридических лиц администрацией Рузаевского муниципального района".
4.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенным административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела, отвечающим за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
4.2.1.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.
4.2.2.Администрация Рузаевского муниципального района осуществляет контроль за предоставление муниципальной услуги архивным отделом администрации.
4.3.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
4.3.1.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы администрации) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
4.3.2.Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие администрации.
4.3.3.Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.3.4.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Раздел V.Порядок обжалования действия
(БЕЗДЕЙСТВИЯ) И РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ В ХОДЕ ОКАЗАНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
5.1.Заявители имеют право обжаловать действия (бездействия) и решения, принятые в ходе оказания муниципальной услуги на основании административного Регламента, устно или письменно.
5.2.Действия (бездействие) и решения должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу могут быть обжалованы:
- Главе администрации Рузаевского муниципального района
- в Рузаевскую межрайонную прокуратуру
- в судебном порядке.
5.3.Заявители имеют право обращаться лично либо направлять письменное обращение по вопросам нарушения административного Регламента оказания муниципальной услуги.
Обращения заявителей, обжаловавших действия (бездействия) и решения ответственных должностных лиц при обеспечении граждан и организаций архивной информацией, направленных на имя главы администрации Рузаевского муниципального района, рассматривает глава администрации либо должностное лицо, его замещающее.
5.4.Направлять жалобы либо предложения о совершенствовании работы по обеспечению граждан и организаций архивной информацией следует в:
- Администрацию Рузаевского муниципального района, расположенную по адресу: 431440, Республика Мордовия, город Рузаевка, ул. Ленина, д. 61.
Телефоны для справок: 4-08-33 (приемная главы).
- Рузаевскую межрайонную прокуратуру, расположенную по адресу: 431440, Республика Мордовия, город Рузаевка, ул. К.Маркса, д. 7.
Телефон для справок: (8-834-51) 2-00-59;
- Рузаевский районный суд Республики Мордовия, расположенный по адресу:
431440 Республика Мордовия город Рузаевка ул. К.Маркса, д. 6.
Телефон для справок (8-843-51) 3-46-38;
3.2.5.В письменном обращении в обязательном порядке указывается:
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- наименование архивного отдела, в которое обращался гражданин, суть предложения или жалобы;
- личная подпись и дата.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Письменные обращения заявителей регистрируются в журнале входящих документов лицом, ответственным за регистрацию входящих документов.
5.6.Глава администрации Рузаевского муниципального района
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу или его законного представителя;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.7.Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.8.Письменная жалоба, поступившая в администрацию Рузаевского муниципального района, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях глава Рузаевского муниципального района вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
5.9.В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ, ответ на жалобу не дается.
5.10.При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
5.11.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации Рузаевского муниципального района, иное уполномоченное на то лицо, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в администрацию Рузаевского муниципального района. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
5.12.Порядок личного приема граждан.
Глава Рузаевского муниципального района ведет личный прием граждан, обжалующих действия должностных лиц по вопросам нарушения административного Регламента оказания муниципальной услуги по адресу:
431440, Республика Мордовия, город Рузаевка, ул. Ленина, д. 61.
Телефоны для справок: 4-08-33 (приемная главы).
Прием граждан проводится первый и третий понедельник месяца с 13.00 до 17.00.
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Содержание устного обращения гражданина регистрируется в журнале учета обращений граждан должностным лицом, ответственным за регистрацию. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале.