Приложение к Постановлению от 24.09.2010 г № 712 Административный регламент

Административный регламент администрации ельниковского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги по выдаче заверенных копий архивных документов

Раздел 1.Общие положения
1.1.Административный регламент администрации Ельниковского муниципального района регулирует вопросы предоставления муниципальной услуги по выдаче заверенных копий архивных документов (далее - Регламент).
Регламент определяет сроки и последовательность действий и принятия решений администрацией Ельниковского муниципального района (далее администрации) по использованию хранящихся в Архивной службе документов.
1.2.Предоставление муниципальной услуги по выдаче заверенных копий архивных документов (далее - Услуга) осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;
Законом Республики Мордовия от 7 февраля 2005 года N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия";
Уставом Ельниковского муниципального района;
Рекомендациями Федерального архивного агентства по подготовке справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации
1.3.Основные понятия:
Автор запроса (заявитель) - физическое или юридическое лицо.
Архивная копия - официальный документ архива, дословно воспроизводящий текст документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.
Объект запроса - физическое лицо, о котором запрашиваются сведения.
Ответы на запросы заявителей делятся на положительные, отрицательные.
Положительный ответ - официальный ответ Архива на запрос, содержащий в полном объеме или частично интересующую заявителя информацию.
Отрицательный ответ - официальный ответ Архива на запрос, указывающий на отсутствие в документах архива сведений, интересующих заявителя.
Непрофильный запрос - запрос, поступивший в Архив, но не соответствующий составу фондов данного архива.
1.4.Основной формой обращения в отдел муниципального архива администрации Ельниковского муниципального района (далее - Архив) являются письма организаций, письма и заявления граждан, оформленные в виде запроса (далее - запрос), в которых излагается просьба о выдаче заверенных копий архивных документов.
1.5.Предоставление муниципальных услуг осуществляется бесплатно.
Раздел 2.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
Подраздел 1.Порядок информирования о муниципальной услуге
2.1.1.По запросам заявителей - граждан, организаций, учреждений - выдаются архивные копии и архивные выписки из документов, хранящихся в Архиве и относящиеся к теме заявления, либо об отсутствии необходимых заявителю архивных документов или информации.
2.1.2.Сведения о местонахождении, контактном телефоне, режиме работы Архива приведены в (Приложении 1) к настоящему Регламенту.
2.1.3.Для получения информации о порядке предоставления Услуги заявитель вправе обращаться:
в устной форме лично или по телефону к зав. отделом муниципального архива администрации Ельниковского муниципального района (далее - Зав. отделом)
в письменном виде почтой в адрес Главы администрации Ельниковского района или Руководителю аппарата администрации района.
2.1.4.Основными требованиями к информированию заявителей являются:
достоверность и полнота информации;
четкость в изложении информации;
удобство и доступность получения информации;
оперативность предоставления информации.
2.1.5.Индивидуальное устное информирование осуществляется зав. отделом при обращении заявителей за информацией лично или по телефону.
Зав. отделом, осуществляющий устное информирование, должен принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы. Время ожидания заявителей при индивидуальном устном информировании осуществляется не более 15 минут.
В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, зав. отделом осуществляющий индивидуальное устное информирование, может предложить заявителям обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо согласовать с ними другое время для устного информирования.
При устном обращении заявителей лично зав. отделом дает ответ самостоятельно. Если зав. отделом не может в данный момент ответить на вопрос самостоятельно, то он может предложить обратиться с вопросом в письменной форме, либо согласовать с заявителем другое время для получения консультации.
Зав. отделом должен корректно и внимательно относиться к заявителям, не унижая их чести и достоинства. Консультирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов и эмоций.
При информировании о порядке предоставления Услуги по телефону зав. отделом, сняв трубку, должен назвать наименование своего отдела. Во время разговора зав. отделом должен произносить слова четко.
Звонки от заявителей по вопросу информирования о порядке предоставления Услуги принимаются в будни в рабочее время.
Если на момент поступления звонка от заявителя, зав. отделом проводит личный прием граждан, он вправе предложить обратиться по телефону позже, либо, в случае срочности получения информации, предупредить о возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В конце информирования зав. отделом должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать). Разговор не должен продолжаться более 15 минут.
Зав. отделом не вправе осуществлять информирование, выходящее за рамки информирования, влияющие прямо или косвенно на результат предоставления Услуги.
2.1.6.Индивидуальное письменное информирование при обращении заявителей в администрацию осуществляется путем почтовых отправлений.
Глава администрации района или Руководитель аппарата администрации района, направляет обращение зав. отделом муниципального архива администрации Ельниковского муниципального района.
Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме. Ответ направляется в письменной форме в течение 30 календарных дней со дня поступления обращения заявителя и подписывается Руководителем аппарата администрации района, курирующим предоставление Услуги.
2.1.7.Публичное устное информирование осуществляется с привлечением средств массовой информации, радио, телевидения. Публичное письменное информирование осуществляется путем публикации информационных материалов в СМИ.
Подраздел 2.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
2.2.1.Для получения муниципальной услуги заявитель представляет письменный запрос (заявление) в адрес администрации или Архива. В запросе (заявлении) излагается существо обращения, с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения (тема, хронология информации) (приложение N 3).
Запросы (заявления) должны содержать следующие сведения о заявителе:
для юридических лиц:
название организации;
юридический и почтовый адрес;
телефон и электронный адрес при их наличии;
дату отправления и номер запроса;
наименование должности, фамилию, имя, отчество должностного лица, осуществляющего запрос от имени организации.
для физических лиц:
фамилию, имя, отчество заявителя;
почтовый адрес места жительства (номер телефона);
дату подачи или отправления запроса.
(Образец заявления прилагается)
2.2.2.Для получения архивной копии, выписки заявителем предъявляются документы:
физическим лицом:
при получении архивной информации, не содержащей персональных данных о третьих лицах - документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);
при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах - документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей;
представителем юридического лица:
документ, удостоверяющий личность (паспорт);
доверенность юридического лица на получение архивной информации в его интересах.
2.2.3.Все документы представляются заявителями в одном экземпляре. Документы, предъявляемые в копиях, и доверенности должны быть нотариально удостоверены.
2.2.4.Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней со дня регистрации запроса (заявления).
2.2.5.В случае если запрашиваемая заявителем копия архивного документа (выписка) не могут быть предоставлены в 30-дневный срок или срок, указанный в запросе (заявлении), из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, Архив согласовывает с заявителем срок предоставления информации.
2.2.6.В исключительных случаях зав. отделом Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
2.2.7.Результатом предоставления Услуги является выдача архивных копий и архивных выписок из документов, либо ответ об отсутствии необходимых архивных документов или информации.
Подраздел 3.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.3.1.Предоставление муниципальной услуги приостанавливается:
до предоставления заявителем дополнительных сведений, без которых запрос не может быть исполнен;
в случае возникновения в Архиве чрезвычайной ситуации, препятствующей работе Архива по предоставлению услуги.
2.3.2.Не подлежат рассмотрению запросы:
не содержащие информации о заявителе, указанной в пункте 2.2.1. Регламента;
не содержащие необходимых сведений для проведения поисковой работы;
не поддающиеся прочтению;
содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
2.3.3.Отказ в выдаче запрашиваемого документа заявителю должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде и, по возможности, содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для нахождения и получения запрашиваемого документа.
2.3.4.Основаниями для отказа в оформлении и выдаче документов могут служить:
представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа;
отсутствие права у заявителя на требуемый им запрашиваемый документ;
невозможность подготовки запрашиваемого документа по причине отсутствия поисковых данных;
требование заявителя выдать документ в срок меньший, чем установленный для подготовки данного вида документа.
Раздел 3.Административные процедуры
Подраздел 1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Глава 1.Основные положения
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием запросов (заявлений) о предоставлении услуги;
регистрация запросов, внесение сведений о запросах в электронную базу данных;
анализ поступивших запросов;
исполнение запросов;
заверение копий, выписок архивных документов или подготовка писем об отсутствии запрашиваемых сведений в Архиве;
регистрация копий архивных документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в Архиве и отправка их заявителю.
Глава 2.Анализ поступивших запросов и исполнение запросов
2.1.2.1.Зав. отделом архива, получивший заявление о выдаче копии запрашиваемого документа, осуществляет подготовку документа либо мотивированный отказ.
2.2.2.2.Итоговыми документами, выдаваемыми заявителю, могут быть:
заверенные зав. отделом архива выписки и копии архивных документов по вопросам, затрагивающим права и законные интересы заявителя;
мотивированный отказ в выдаче указанных документов.
Глава 3.Заверение копий, выписок архивных документов или подготовка писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве
3.1.3.1.При оформлении выписки из документа или копии документа зав. отделом архива:
снимает копию с подлинника экземпляра документа или выписку из него в части, затрагивающей права и интересы заявителя (в одном или в двух экземплярах);
оформляет основание для выдачи копии, выписки следующего содержания: фонд N ____, опись _____, дело N _____, том N _____, лист(ы) _____.
оформляет заверительную надпись, подтверждающую идентичность подлиннику выданных копий (выписок). Заверительная надпись "ВЕРНО" проставляется ниже реквизита подлинника документа "Подпись" и составляется по форме:

Верно
    Указание должности
    уполномоченного лица
    _______________________
    ______________
    Расшифровка подписи
Подпись

3.1.3.2.Дата заверения копии (выписки):
если копия или выписка занимают более одного листа, все листы скрепляются (подшиваются), нумеруются и на месте скрепления делается заверительная надпись с указанием количества прошитых и пронумерованных листов;
в целях свидетельствования верности копии запрашиваемого документа на копии (выписке) проставляется отметка о том, что подлинник находится на хранении в Отделе муниципального архива администрации Ельниковского муниципального района.
Глава 4.Регистрация копий архивных документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве и отправка их заявителю
3.1.4.1.Исполненные запросы выдаются при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной копии (выписки) расписывается на запросе с указанием даты получения документа.
3.1.4.2.Архивные копии и выписки, ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
3.1.4.3.Документы, связанные с процессом исполнения запросов, формируются в делопроизводственные дела.
В дело подшиваются следующие документы:
запрос;
документы и копии документов, прилагаемых к запросу;
копия ответа на запрос;
письмо с запросом дополнительных сведений (при условии его составления).
3.1.4.4.Документы в делах располагаются по мере исполнения запросов по алфавитному принципу и по принципу возрастания регистрационных индексов.
3.1.4.5.Срок хранения исполненных запросов - 3 года.
Подраздел 2.Порядок обжалования действий
(БЕЗДЕЙСТВИЙ) И РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ В ХОДЕ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
3.2.1.Заявители могут обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), устно или по телефону к зав. отделом муниципального архива, устно либо письменно к Главе администрации Ельниковского муниципального района или к Руководителю аппарата администрации муниципального района.
3.2.2.При обращении заявителя устно к зав. отделом муниципального архива, к Главе администрации Ельниковского муниципального района или Руководителю аппарата администрации муниципального района, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В письменном обращении указываются:
полное наименование органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество, соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица,
фамилия, имя, отчество заявителя (а также фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя в случае обращения с жалобой представителя);
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
излагает суть предложения, заявления или жалобы;
личная подпись заявителя (его уполномоченного представителя) и дата.
Дополнительно в обращении могут быть указаны:
наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
суть обжалуемого действия (бездействия);
обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
3.2.3.Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Письменное обращение должно быть написано разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.
Обращения граждан, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этому должностному лицу для рассмотрения и (или) ответа.
3.2.4.В случае если в письменном обращении заявителей, содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава администрации Ельниковского муниципального района вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении в адрес заявителя, направившего обращение, направляется сообщение.
Письменное обращение должно быть рассмотрено в течение 30 рабочих дней с даты поступления и регистрации обращения.
3.2.5.Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, то принимается решение о применении мер дисциплинарной ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги согласно требованиям законодательства Российской Федерации и законодательства Республики Мордовия, настоящего Административного регламента и повлекшие за собой обращение.
Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.
Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением, в течение 3 рабочих дней после принятия решения, но не позднее 30 дней со дня поступления и регистрации обращения. Обращения заявителей считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.
3.2.6.Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, неправомерных решениях, действиях или бездействии должностных лиц Архива, нарушении положений Административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики должностным лицом, ответственным за прием жалоб, согласно графику работы указанных лиц.
Сообщение заявителя должно содержать следующую информацию:
фамилию, имя, отчество гражданина, которым подается сообщение, его место жительства или пребывания;
должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;
суть нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);
сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.
3.2.7.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется руководителем аппарата - начальником управления делами администрации Ельниковского муниципального района.
Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) специалиста. По результатам контроля осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия, настоящим Административным регламентом.
Проверка полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются на основании распоряжения администрации Ельниковского муниципального района.
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителей.
3.2.8.Заявители вправе обратиться с жалобой на принятое решение в суды общей юрисдикции.