Приложение к Постановлению от 01.12.2011 г № 715 Инструкция

Приложения к документам отдельно не регистрируются.
3.1.7.Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы распределяются, в зависимости от их важности и назначения, на требующие обязательного рассмотрения главой администрации и на передаваемые непосредственно в структурные подразделения.
3.1.8.На основании рассмотрения документа глава администрации (руководители структурных подразделений) дает поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции.
Резолюция оформляется на специальном бланке или на самом документе в верхней его части, на свободном от текста месте.
3.1.9.Рассмотренные руководством документы возвращаются ответственному за делопроизводство для продолжения заполнения журнала учета входящей корреспонденции.
В журнал учета входящей корреспонденции вносятся:
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения;
- отметка о постановке документа на контроль.
Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение.
Документы, рассмотренные руководством, в соответствии с резолюцией направляются через ответственного за делопроизводство исполнителям через журнал разноски документов, где в соответствующей графе проставляется отметка о получении (роспись).
Если исполнителей несколько, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.
Ответственный исполнитель получает подлинник документа, остальным - передаются копии.
Если поступившие документы не требуют исполнения, то руководство делает на них отметки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).
3.1.10.После завершения работы над документом (если не имеется ответа или другого документа, свидетельствующего об исполнении) исполнитель должен в краткой форме письменно изложить на самом документе или отдельном листе бумаги результаты выполнения поручения.
3.1.11.Исполненные документы списываются "В дело".
Отметки "В дело", дата и подпись лица, списывающего документ, проставляются на лицевой стороне первого листа исполненного документа.
3.1.12.На документах информационного характера проставляются подписи ознакомившихся с ними лиц и дата.
3.1.13.Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и на исполнение.
3.1.14.Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она составляется. После передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.
Датой телефонограммы является дата ее передачи. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует. Входящие телефонограммы печатаются получателем на листе бумаги, регистрируются и оперативно передаются руководству, а затем исполнителю (в соответствии с указаниями по исполнению).
3.1.15.Телеграммы, телефонограммы учитываются в журнале регистрации телеграмм, телефонограмм, факсов.
3.2.Прием и обработка документов, поступающих
по каналам электронной почты и факсимильной связи
3.2.1.Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
Электронные документы, поступающие на официальный электронный адрес Администрации, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов, поступивших на электронный адрес Администрации, осуществляется ответственным за делопроизводство. Документ распечатывается, регистрируется в журнале учета входящих документов и передается для рассмотрения главе администрации (заместителю главы администрации).
С указаниями главы администрации (заместителя главы администрации) по исполнению, документ на бумажном носителе и его электронная версия направляются исполнителям, указанным в резолюции. Дальнейший порядок работы аналогичен работе со служебными документами.
Электронная версия документов, не требующих рассмотрения руководством Администрации (адресованные непосредственно конкретным должностным лицам или структурным подразделениям), передаются или направляются по электронным адресам указанных лиц или структурных подразделений.
3.2.2.Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов служебных документов.
Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом, поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте или с нарочным обязательна.
Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:
- запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;
- документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;
- объем передаваемого документа (факсограммы) не должен превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
Принятый по телефаксу документ учитывается в журнале учета телеграмм, телефонограмм, факсов, оригинал документа регистрируется под входящим номером, присвоенным факсограмме.
Принятый по телефаксу документ передается непосредственно адресату либо исполнителю, указанному руководителем в резолюции на факсограмме.
Поступившие факсограммы передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
Подлинник документа, после передачи факсограммы, возвращается исполнителю с отметкой о времени отправки для оформления его на отправку, если это необходимо, по почте.
Отметка об отправке документа по телефаксу делается также на втором экземпляре подлинника документа.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
3.3.Обработка и регистрация отправляемых документов
3.3.1.Документы, отправляемые Администрацией, передаются почтовой и электрической связью.
С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
3.3.2.Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке. Документ, не прошедший регистрацию, не является официальным документом, отправка его категорически запрещается.
Регистрация отправляемых документов ведется ответственным за делопроизводство и осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.
На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ.
Документы, подлежащие отправке, за подписью главы администрации, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений передаются на регистрацию в двух экземплярах, на одном из экземпляров проставляются визы исполнителей.
Документы регистрируются в журнале учета исходящей корреспонденции.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на документе в реквизитах бланка.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
На экземпляре документа, который остается в Администрации ответственный за делопроизводство проставляет дату приема документа на отправку и роспись.
Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.
3.3.3.Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Документы на отправку упаковываются в конверты секретарем, оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 и сдаются в отделение связи.
Перед упаковкой в конверты проверяется правильность оформления адреса, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
3.3.4.Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
3.4.Порядок прохождения внутренних документов
3.4.1.Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в отдел делопроизводства, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.
3.4.2.Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
3.4.3.Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке передаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы (образец оформления листа ознакомления представлен в приложении N 11).
3.4.5.Ответственность за обеспечение сохранности служебных документов, контроль их исполнения в структурных подразделениях возлагается на руководителей соответствующих подразделений.
3.5.Работа исполнителей со служебными документами
3.5.1.Руководители структурных подразделений Администрации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления.
При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.
3.5.2.Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением руководителя структурного подразделения.
3.5.3.Исполнение документа включает в себя:
- сбор и обработку необходимой информации;
- подготовку проекта документа, и всех необходимых приложений, его оформление, согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами, представление на утверждение (подписание) главой администрации (заместителем главы администрации, руководителем структурного подразделения);
- подготовку к пересылке адресату.
3.5.4.Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника отдела (управления), соисполнителей и др.).
К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.
На исходящем письме (подлиннике и его копии) исполнителем указывается номер документа, на который подготовлен ответ.
3.5.5.Количество экземпляров рассылаемого документа определяется руководством. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, готовится список - указатель рассылки.
3.5.6.При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе:
- о дате получения документа на исполнение;
- о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.);
- о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело.
Все отметки оформляются на оборотной стороне первого листа основного документа, визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.
3.5.7.Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению.
Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.
В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки основной исполнитель организует оперативное выполнение.
Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель представляет на имя руководителя Администрации докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.
Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.
3.5.8.Документы, направляемые в органы государственные власти, подписываются главой администрации. В реквизите "Исполнитель" указываются Ф.И.О. и контактный телефон руководителя структурного подразделения.
IV.Контроль исполнения служебных документов
4.1.Контроль исполнения служебных документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение поручений, зафиксированных в документах.
Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
4.2.Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Конечная дата исполнения документа определяется главой администрации (заместителями главы администрации) или руководителями структурных подразделений (в зависимости от того, кем поступивший документ первично рассмотрен), исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в тексте документа.
4.3.Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.
Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в десятидневный срок, остальные - в срок не более месяца.
Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения.
Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока, если в ходе исполнения выясняется невозможность его соблюдения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок, путем проставления на документе (поручении) нового срока, даты изменения и подписи.
Изменения вносятся также в журнал учета входящей корреспонденции.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Приостанавливать исполнение документа имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
4.4.Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных регистрационно-контрольных форм (журналов).
4.5.Документ считается исполненным и снимается с контроля только после решения всех поставленных в нем вопросов и письменного уведомления об этом корреспондента.
Промежуточный ответ, как и запрос по документу, не может являться основанием для снятия документа с контроля.
Исполненный документ передается на подпись главе администрации (заместителю главы администрации, руководителю структурного подразделения) не позднее чем за один день до истечения срока исполнения, указанного в документе. Начальник структурного подразделения (исполнитель) после того, как документ исполнен и подписан, проставляет на копии документа отметку "в дело", подпись, дату и передает полный комплект документов (входящий, промежуточные запросы и ответы, исходящий документ) ответственному за делопроизводство для снятия документа с контроля.
V.Учет количества документов
5.1.Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.
5.2.За единицу учета количества документов принимается сам документ. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
VI.Организация учета, применения и хранения печатей и штампов
Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов.
6.1.Изготовление печатей и штампов, необходимых для документационного обеспечения деятельности Администрации производится по разрешению главы администрации.
6.2.Заказ на изготовление новых печатей и штампов осуществляется по заявкам руководителей соответствующих структурных подразделений.
6.3.Печати и штампы должны изначально регистрироваться в специальном журнале учета (Приложение N 12) с воспроизведением оттисков.
Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
6.4.Выдача печатей и штампов производится руководителям соответствующих структурных подразделений под роспись в специальном журнале учета.
6.5.Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве.
Для документационного обеспечения деятельности структурных подразделений Администрации применяются печати структурных подразделений.
Печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.
Ответственность за применение и хранение основной (гербовой) печати возлагается на работника, назначенного нормативным правовым актом Администрации. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагаются на руководителей соответствующих подразделений.
6.6.При увольнении лиц, получивших печати или штампы, расчет производится только после отметки о сдаче числящихся за ними печатей и штампов.
6.7.Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы подлежат уничтожению по акту (Приложение N 13). Списание и последующее уничтожение печатей (штампов) производится комиссией по контролю за сохранностью материальных ценностей Администрации.
VII.Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Администрации (далее именуется - Архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
7.1.Составление номенклатуры дел
7.1.1.Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатуру дел Администрации можно иметь как в традиционном виде, так и в электронной форме.
7.1.2.При составлении номенклатуры следует руководствоваться Уставом Администрации, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
7.1.3.Номенклатура дел составляется и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) Администрации, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) Республиканской архивной службы Республики Мордовия, и утверждается (не позднее конца текущего года) Главой администрации.
Согласовывается номенклатура дел с ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия не реже одного раза в 5 лет.
Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае коренного изменения функций и структуры Администрации составляется новая номенклатура дел и согласовывается с ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия.
7.1.4.Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй используется в качестве рабочего, третий - в архиве.
7.1.5.Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
7.1.6.После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают копии из соответствующих ее разделов для использования в работе.
7.1.7.Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
7.1.8.В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
7.1.9.Номенклатура дел составляется по установленной форме (Приложение N 14). Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 01-05, где 01 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Постановления Администрации муниципального района по основной деятельности.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а затем в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы (обзоры, сводки, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовой отчет о работе администрации муниципального района.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих копии законодательных, иных нормативных актов Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, органов судебной власти, протоколы и решения коллегии, организационно-распорядительную документацию и т.д.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
Отметка "ЭПК" означает, что среди документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" принимает ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия.
Сроки хранения электронных документов и баз данных соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях, и определяются по типовому перечню.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе, в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган для продолжения и др.
7.1.10.Если в течение года в Администрации возникают новые дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.11.По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
7.2.Формирование и оформление дел
7.2.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
7.2.2.Дела формируются работниками Администрации.
7.2.3.Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем лицу, ответственному за делопроизводство, для формирования их в дела. Номер дела, куда будет подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см.
При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
7.2.4.Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
При формировании распоряжений по личному составу, формируются в отдельные дела распоряжения по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения.
Например, распоряжения о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от распоряжений по другим вопросам (о предоставлении отпусков, командировках и т.д.).
Документы заседаний комиссий группируются в два дела: а) протоколы и решения; б) документы к заседаниям комиссии.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Администрации, его подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.2.5.Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Администрации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске компьютера.
Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дела соответствует наименованию базы данных.
7.2.6.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа - заверителя дела;
- составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
- подшивку и переплет дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
7.2.7.Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. (Приложение N 15).
Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке дела указываются реквизиты:
- наименование Администрации;
- наименование структурного подразделения;
- делопроизводственный номер (индекс) дела;
- заголовок дела; дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела и номер статьи по перечню;
- архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
- наименование Администрации - указывается полностью, в именительном падеже. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Администрация была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым наименованием пишется и новое наименование;
- наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;
- делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
- заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
- дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, т.е даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (постановления, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа - заверителя дела;
- реквизит "Срок хранения дела и номер статьи по перечню" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";
- архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива, в который будут передаваться дела.
7.2.8.В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и др. специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.
7.2.9.После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. (Приложение N 16). В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
7.2.10.Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела. (Приложение N 17).
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой указываются порядковый номер документа, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, где указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Подписывается она составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7.2.11.Документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются, при этом металлические скрепления (скрепки, булавки) из дела удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.3.Организация оперативного хранения документов
7.3.1.Дела со дня их заведения до передачи в архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений, лица, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных помещениях, хранятся в шкафах. Для учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
7.3.2.Выдача дел работникам производится с разрешения лица, ответственного за делопроизводство под расписку.
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для получения расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Иным органам государственной власти и организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения Главы Администрации или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
7.3.3.Дела документального фонда Администрации, находящиеся на текущем хранении подлежат учету. Перед передачей дел в архив, при смене руководителей структурных подразделений, ответственного за делопроизводство, проводится проверка наличия и состояния документов и дел, в целях установления фактического наличия дел и состояния документов и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
7.3.4.Оперативное хранение электронных документов и баз данных осуществляется на жестком диске компьютера в папке (директории), заведенной в соответствии с номенклатурой дел. Название дела (папки, директории) включает индекс дела по номенклатуре и год создания.
Название электронного документа в папке (директории) должно содержать наименование вида документа, дату документа, регистрационный номер, краткий заголовок.
Защита информации на жестком диске компьютера должна поддерживаться периодическим копированием электронных документов на дискеты или оптические диски, составляющие страховой фонд Администрации. Срок хранения страхового фонда копий электронных документов равен сроку хранения самих электронных документов.
Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки электронных документов, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию, собственники, владельцы и пользователи электронных документов должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по защите электронных документов.