Приложение к Постановлению от 01.12.2011 г № 715 Инструкция

Приложение N 1
УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
Ельниковского муниципального
района Республики Мордовия
от 17.05.2011 N 216
Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.
2.2.13.Гриф согласования
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Например:
СОГЛАСОВАНО
Прокурор Ельниковского
района Республики Мордовия
Подпись И.О.Фамилия
Дата
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
Республиканской архивной службы
Республики Мордовия
от 19.06.2010 N 5
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Правительства
Республики Мордовия
от 17.05.2009 N 01-17/112
Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
2.2.14.Визы согласования документа
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Документы до их подписания проходят внутреннее согласование путем визирования исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем структурного подразделения, где готовился документ, начальниками заинтересованных структурных подразделений.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Начальник отдела кадров
Подпись И.О.Фамилия
Дата
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования (Приложение N 3).
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Начальник юридического отдела
Подпись И.О.Фамилия
Дата
Замечания оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
2.2.15.Подпись документа
В состав подписи входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается);
- личная подпись должностного лица;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

    Глава администрации
    Ельниковского муниципального района         Подпись         И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

    Глава администрации
    Ельниковского муниципального района         Подпись         И.О.Фамилия
    Главный бухгалтер                           Подпись         И.О.Фамилия

Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа.
При подписании документа несколькими должностными лицами равными по должности, но представляющими разные органы, их подписи располагают на одном уровне, например:

    Глава администрации                             Глава администрации
    Ельниковского                                   Дубенского
    муниципального района                           муниципального района
    Республики Мордовия                             Республики Мордовия
    Подпись     И.О.Фамилия                         Подпись     И.О.Фамилия
    Дата                                            Дата

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены и от руки лицом, подписавшим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

    И.о. главы администрации
    Ельниковского муниципального района         Подпись         И.О.Фамилия

или

    Исполняющий обязанности
    главы администрации
    Ельниковского муниципального района         Подпись         И.О.Фамилия

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

    Председатель комиссии                       Подпись         И.О.Фамилия
    Секретарь комиссии                          Подпись         И.О.Фамилия
    Члены комиссии                              Подпись         И.О.Фамилия
                                                Подпись         И.О.Фамилия

Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иными способами, предусмотренными законодательством Российской Федерации. Для удостоверения подлинности электронного документа посредством ЭЦП применяют процедуры выработки и проверки ЭЦП в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
2.2.16.Гриф утверждения
На документах, подлежащих утверждению гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, например:

                                        УТВЕРЖДАЮ
                                        глава администрации
                                        Ельниковского муниципального района
                                        Республики Мордовия
                                        Подпись                 И.О.Фамилия
                                        Дата

При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНА
постановлением
администрации Ельниковского
муниципального района
от 15.07.2010 N 7
Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
2.2.17.Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
2.2.18.Отметка о заверении копии
Для заверения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле администрации Ельниковского муниципального района Республики Мордовия N 75 за 2007 г.
Верно

    Ведущий специалист                          Подпись         И.О.Фамилия
    Дата                                        Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документов) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например: "Всего в копии 17 л.".
Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Администрации.
2.2.19.Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
И.И.Иванов
(8-834-42) 2-16-21
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.
2.2.20.Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Иванову И.И., Петрову П.П.
Прошу подготовить проект
договора к 05.11.2011
Подпись Дата
2.2.21.Отметка о контроле документа
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.
2.2.22.Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело производится исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.2.23.Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления.
2.2.24.Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации и имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
2.3.Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
2.3.1.Распоряжение (постановление)
2.3.1.1.Распоряжениями (постановлениями) оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Администрации.
Проекты распоряжений (постановлений) готовят и вносят подразделения на основании поручений главы администрации, его заместителей, либо в инициативном порядке.
Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений (постановлений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
2.3.1.2.Проекты распоряжений (постановлений) печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой распоряжения (постановления) является дата его подписания.
Проекты распоряжений (постановлений) и приложения к ним визируются на оборотной стороне распоряжения (постановления) исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, заведующим отделом делопроизводства, а также юристом и заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Возражения по проекту постановления, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект распоряжения (постановления) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
2.3.1.3.Распоряжения и постановления регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности, по личному составу и постановления регистрируются отдельно.
2.3.1.4.Распоряжение (постановление) имеет следующие реквизиты (Приложения N 4, N 5):
- наименование Администрации;
- вид документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления (издания) документа;
- наименование документа (заголовок к тексту);
- подпись должностного лица;
- визы.
Заголовок к тексту распоряжения (постановления) должен кратко и точно отражать содержание текста распоряжения (постановления). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
О создании постоянно действующей
экспертной комиссии
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст распоряжения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения. Она может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и др. Если распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Преамбула в проектах постановлений завершается словом постановляет:, которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Если постановление изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В постановление не следует включать пункт "довести до сведения...".
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением постановления. В случае если руководитель, подписывающий постановление, оставляет контроль исполнения за собой, соответствующий пункт постановления не нумеруется.
При наличии приложений к распоряжению (постановлению) в тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к распоряжению (постановлению) визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Виза ставится в левом нижнем углу текстового поля последнего листа приложения.
При наличии нескольких приложений - приложения нумеруются.
Реквизит "Подпись" на проекте распоряжения (постановления) отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Распоряжения (постановления) подписывает глава администрации, а в его отсутствие лицо, его замещающее.
Внесение изменений в подписанное распоряжение (постановление), а также в согласованный проект документа не допускается.
2.3.2.Положение, правила, инструкция
2.3.2.1.Положения, правила, инструкции - документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, регулирующие специальные стороны деятельности Администрации, обязательные для выполнения.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к полномочиям Администрации.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции устанавливается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных актов и иных актов.
Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются или утверждаются Главой администрации, руководителями структурных подразделений. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания постановления об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Администрации.
2.3.2.2.Текст проекта положения, инструкции, правил печатается на общем бланке Администрации. Если проект положения, правил, инструкции утверждается распорядительным документом, то положение, правила, инструкция печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.
2.3.2.3.Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос "О чем?". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" Например: Должностная инструкция главного специалиста.
Начинаются документы, как правило, с раздела "Общие положения", в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, сфера распространения, основание для разработки, ответственность за нарушение установленных правил и др.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в приложении N 6.
2.3.3.Протокол заседания (совещания)
2.3.3.1.Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
В Администрации протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.
2.3.3.2.Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
Постановили:
(или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".
Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.3.3.3.Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:

    Заместители главы администрации                             И.О.Фамилия
                                                                И.О.Фамилия
    Начальник отдела строительства и архитектуры                И.О.Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.3.3.4.Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
2.3.3.5.Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний комиссий, экспертных советов и др.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
2.3.3.6.Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью, определенной внутренним нормативным документом.
2.3.3.7.Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование органа власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование Администрации;
Вид документа - ПРОТОКОЛ. Слово протокол печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;
Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 7. Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N 8.
2.3.4.Служебная переписка
2.3.4.1.Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемые для обмена информацией в деятельности Администрации.
Виды деловой переписки: деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение). Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
2.3.4.2.Служебные письма готовятся:
- как исполнение поручений Главы Республики Мордовия; органов государственной власти Республики Мордовия по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации;
- как сопроводительные письма к проектам законодательных и иных нормативных правовых актов;
- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- как инициативные письма.
2.3.4.3.Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 и имеют следующие реквизиты:
- наименование Администрации;
- справочные данные об Администрации;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта;
- адресат;
- наименование документа (заголовок к тексту);
- текст документа;
- отметка о наличии приложений;
- должность лица, подписавшего документ;
- подпись должностного лица;
- отметка об исполнителе документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
2.3.4.4.Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.
2.3.4.5.К служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма;
2.3.4.6.В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, над подписью.
2.3.4.7.Текст служебного письма, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
2.3.4.8.Текст письма излагается:
- от 1-го лица множественного числа, например: "Просим предоставить информацию...", "Направляем на согласование...";
- от 3-го лица единственного числа, например: Администрация не считает возможным...", "Администрация предлагает рассмотреть возможность...");
- на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа, например: "Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.3.4.9.Служебные письма подписываются главой администрации, заместителями главы администрации или руководителем самостоятельного структурного подразделения.
2.3.4.10.Датой письма является дата его подписания.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 9.
2.3.5.Записка (докладная, служебная, объяснительная)
2.3.5.1.Докладные и служебные записки имеют следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения - автора документа;
- вид документа;
- дата документа;
- название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;
- адресат (должностное лицо);
- подпись.
2.3.5.2.Докладная записка - документ, адресованный главе администрации (заместителю главы администрации, руководителю структурного подразделения), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Текст состоит из 2 - 3 смысловых частей. В первой части излагаются факты, события, причины, послужившие поводом для ее написания; во второй содержится анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий; в третьей приводятся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Вторая (аналитическая) часть может отсутствовать.
Докладная записка подписывается составителем (если она представляется руководителю структурного подразделения Администрации) или руководителем структурного подразделения Администрации (если представляется главе администрации, заместителю Главы администрации).
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Образец оформления с примерами обязательных реквизитов докладной записки приведен в приложении N 10.
2.3.5.3.Служебная записка используется для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами не находящимися в прямом подчинении.
Служебная записка носит информационный (выдача инструкций, сопровождение другого сообщения, объявление, извещение и т.д.), инициативный (запрос информации) или отчетный характер. Может содержать предложение, просьбу.
Служебная записка оформляется на листе формата А4. В тексте выделяют 2 - 3 части.
В первой указываются мотивы ее подготовки, ссылки на факты, события, решения, другие аргументы. Во второй части приводятся просьбы, излагаются выводы, предлагаются решения. В третьей (которая может отсутствовать) формулируют ожидаемый результат, констатируют отклонение предложения, просьбы.
Подписывает служебную записку руководитель структурного подразделения или соответствующее должностное лицо.
2.3.5.4.Объяснительная записка составляется работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций и может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.