Приложение к Постановлению от 01.12.2011 г № 715 Инструкция

Инструкция по делопроизводству в администрации ельниковского муниципального района республики мордовия

I.Общие положения
1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства, установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности администрации Ельниковского муниципального района Республики Мордовия (далее - Администрация).
1.2.Инструкция разработана с учетом:
- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
- Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477;
- Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76.
1.3.Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.
1.4.Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5.Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации осуществляет руководитель аппарата Администрации.
1.6.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации возлагается на руководителей структурных подразделений.
1.7.Работники Администрации и ее структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов.
1.8.Документы и дела, образующиеся в процессе деятельности Администрации, должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность.
II.Документирование управленческой деятельности
В Администрации создаются следующие виды документов: постановления, распоряжения, положения, правила, инструкции, решения, регламенты, протоколы заседаний, служебные письма, ответы на обращения граждан и другие документы.
Состав распорядительных документов, издаваемых Администрацией, устанавливается в уставе Администрации в соответствии с действующим законодательством.
2.1.Бланки служебных документов
2.1.1.Документы, создаваемые в Администрации, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов.
Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
2.1.2.Бланки служебных документов имеют установленный состав реквизитов, стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". (Приложение N 1).
2.1.3.Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.1.4.Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (не менее):
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
2.1.5.Документы печатаются шрифтом Times New Roman, размером N 12 (для оформления табличных материалов), 14 через 1 - 2 интервала.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.
2.1.6.В Администрации применяются следующие виды бланков (Приложение N 2):
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения, протокола и т.д.).
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
2.2.Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.2.1.Документы, создаваемые Администрацией, имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
2.2.2.Наименование организации.
Наименование Администрации - автора документа (полное и сокращенное) указывается в точном соответствии с Уставом.
Под полным наименованием Администрации в скобках указывают ее сокращенное наименование.
2.2.3.Справочные данные об организации
Справочные данные об Администрации указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Администрации.
2.2.4.Вид документа
Наименование вида документа, создаваемого в организации, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.2.5.Место составления (издания документа)
На бланках документов указывается место составления или издания документа, за исключением бланков писем. Например: с. Ельники.
2.2.6.Дата документа
Датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол). Для утверждаемого документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 07.08.2011.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
07 августа 2011 г.
Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.
Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.
2.2.7.Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.
2.2.8.Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Например: на N 108 от 08.10.2011; на N 6/74 от 08.05.2011
Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма.
2.2.9.Адресат
Документы адресуют органам государственной власти; организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа органу власти; организации, ее структурному подразделению (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство
строительства и архитектуры
Республики Мордовия
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство
строительства и архитектуры
Республики Мордовия
Ведущему специалисту
И.И.Иванову
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Министру
строительства и архитектуры
Республики Мордовия
П.П.Петрову
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ООО "Монтажремстрой"
ул. Строителей, д. 2, с. Ельники,
Ельниковский район,
Республика Мордовия, 431370
При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия указываются обобщенно, например:
Главам администраций
сельских поселений
Ельниковского муниципального
района Республики Мордовия
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например:
Петрову П.П.
ул. Парковая, д. 10, кв. 1,
с. Ельники, Ельниковский район,
Республика Мордовия, 431370
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
2.2.10.Наименование документа
Наименование документа - это краткое содержание (заголовок к тексту) документа. Составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Распоряжение (о чем?) Об изменении штатного расписания
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка и может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.
2.2.11.Текст документа
Текст документа оформляется в виде связанного текста, анкеты, таблицы и т.д. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Сплошной связанный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении писем, распорядительных документов, положений, правил.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа: "предлагаю", "прошу рассмотреть вопрос...".
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: "постановляет", "коллегия решила".
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа: "просим представить данные о...", "представляем на рассмотрение и утверждение..."; в протоколах: "слушали...", "выступили...", "решили...".
В письмах используются следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа: "просим представить...", "направляем в Ваш адрес...";
- от первого лица единственного числа: "прошу выслать...";
- от третьего лица единственного числа: "Администрация не возражает"
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля.
2.2.12.Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
2.Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 19.09.2010 N 03-4/157 и приложение к нему, всего на 5 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, в отметке о приложении это указывается, например:
Приложение: Справка о неплатежеспособности предприятия, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
На приложениях справочного характера к постановлениям, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер: