Приложение к Постановлению от 29.12.2011 г № 835 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги: «Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива» 1. общие положения
1.1.Наименование муниципальной услуги - оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива (далее - муниципальная услуга).
1.2.Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги (далее - Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставление муниципальной услуги и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) отдела муниципального архива администрации Ичалковского муниципального района.
1.3.Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги:
Конституция Российской Федерации;
Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Закон Республики Мордовия от 7 февраля 2005 г. N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия";
1.4.Муниципальная услуга предоставляется отделом муниципального архива (далее - Отдел) Администрации Ичалковского муниципального района (далее - Администрация).
1.5.При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с:
органами местного самоуправления Ичалковского муниципального района;
предприятиями, учреждениями, организациями - фондообразователями муниципального архива.
1.6.Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является:
- подготовленные описи, номенклатуры, утвержденные в экспертно-проверочной комиссии;
- описанные документы, упорядоченно хранящиеся в организации;
- оформленные документы, сдающиеся на хранение в муниципальный архив;
1.7.Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обращающиеся в Отдел муниципального архива Администрации Ичалковского муниципального района.
1.8.Заявителями являются граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или законодательством Российской Федерации, либо их представители, уполномоченные в установленном законом порядке, а также организации в лице руководителя (далее - заявитель).
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги
2.1.1.Сведения о местонахождении, графике работы, контактных телефонах, адресе электронной почты Отдела размещаются на официальном Интернет-сайте администрации Ичалковского муниципального района.
2.1.2.Адрес места нахождения Администрации Ичалковского муниципального района: 431640, Ичалковский район, с. Кемля, ул. Советская, д. 62; тел. 3-01-86
2.1.3.График работы:
понедельник - пятница 8.00 - 17.00 ч., перерыв на обед 12.00 - 13.00 ч.; выходные дни - суббота, воскресенье.
2.1.4.Адрес места нахождения отдела муниципального архива администрации Ичалковского муниципального района: 431640, Ичалковский район, с. Кемля, ул. Советская, д. 64; Телефон: 2-15-85
2.1.5.График работы:
понедельник - пятница 8.00 - 17.00 ч., перерыв на обед 12.00 - 13.00 ч.; выходные дни - суббота, воскресенье.
2.1.6.Для получения информации о процедуре предоставления муниципальной услуги (далее - информация о процедуре) заинтересованные лица вправе обратиться:
посредством личного обращения;
по телефону;
в письменном виде, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования.
2.1.7.Основными требованиями к информированию заинтересованных лиц являются:
- достоверность предоставляемой информации о процедуре;
- четкость в изложении информации о процедуре;
- полнота информирования о процедуре;
- оперативность предоставления информации о процедуре.
2.1.8.При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме специалист Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил пользователь, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
2.1.9.При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. Время ожидания заинтересованного лица не может превышать 15 минут.
2.1.10.При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес пользователя в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации данного обращения.
Информация, предоставляемая заинтересованным лицам о муниципальной услуге, является открытой и общедоступной.
2.2.Сроки предоставления муниципальной услуги
2.2.1.Обращение, поступившее в архив в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации обращения.
2.2.2.Сроки оказания методической помощи, являющейся результатом исполнения муниципальной функции:
- ответ на телефонное обращение заявителя дается в день обращения заявителя;
2.2.3.Срок ожидания в очереди при подаче и получении документов заявителем составляет не более 20 минут.
2.3.Перечень оснований для отказа для предоставления муниципальной услуги
2.3.1.Основания для отказа в исполнении муниципальной функции отсутствуют;
2.4.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.4.1.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с графиком работы Отдела.
2.4.2.Помещение для предоставления муниципальной услуги должны быть оснащены стульями, столами, телефонной связью, компьютерами.
2.4.3.Центральный вход в здание Отдела и архивохранилище Отдела должны быть оборудованы информационной табличкой с указанием полного наименования; местонахождения, режима работы. В непосредственной близости от зданий оборудуются парковочные места при наличии технических возможностей.
2.4.4.В помещениях, где проводится прием заявителей, должна быть предусмотрена возможность для копирования документальных материалов.
2.4.5.В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.
2.5.Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги
2.5.1.Исполнение муниципальной функции осуществляется Отделом на бесплатной основе.
III.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
3.1.1.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- Составление номенклатуры дел;
- Составление исторической справки (предисловия к описи);
- Составление описей дел;
- Составление актов о выделении документов к уничтожению;
- Помощь в оформлении дел, для сдачи на хранение;
Блок-схема исполнения муниципальной функции приведена в приложении к настоящему Административному регламенту.
3.2.Регистрация и аннотирование обращений
3.2.1.Основанием для начала административной процедуры является прием и первичная обработка обращения, подлежащего регистрации.
3.2.2.Должностным лицом, ответственным за регистрацию обращений, является специалист архива, ответственный за организацию работы с обращениями граждан в архиве.
3.2.3.Результатами административного действия являются регистрация обращения.
3.3.Рассмотрение обращения и подготовка ответа
3.3.1.Основанием для начала административного действия является обращение об оказании методической и практической помощи по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.
3.3.2.Ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа является исполнитель.
3.3.3.Обращения рассматриваются исполнителем непосредственно на своем рабочем месте или с выездом на место оказания услуги.
3.3.4.Исполнитель:
- подготавливает ответ в зависимости от объема обращения:
3.3.5.Критериями принятия решения при рассмотрении обращения и подготовки ответа являются соответствие поставленных в обращении вопросов компетенции архива и отсутствие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
3.3.6.Результатами выполнения административного действия по рассмотрению обращения и подготовке ответа являются:
- Составление номенклатуры дел;
- Составление исторической справки (предисловия к описи);
- Составление описей дел;
- Составление актов о выделении документов к уничтожению;
- Помощь в оформлении дел для сдачи на хранение.
3.4.Рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема
3.4.1.Рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема, включает в себя следующие административные действия:
- личный прием заявителя;
- рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема, и подготовка ответа;
3.5.Личный прием заявителя
3.5.1.Основанием для начала административного действия является личный прием заявителя.
3.5.2.Должностным лицом, ответственным за личный прием заявителя, является специалист архива.
3.5.3.Прием заявителей специалистом архива осуществляется в кабинете архива.
3.5.4.В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях специалист архива ведет прием одновременно только одного заявителя.
3.5.5.Во время личного приема специалист архива, осуществляющий личный прием, выслушивает устное обращение заявителя.
3.5.6.Содержание обращения заносится в журнал "Обращения граждан".
3.5.7.По окончании приема специалист архива информирует заявителя о сроках оказания методической помощи.
3.5.8.Срок личного приема заявителей не превышает 40 минут.
3.5.9.Результатами выполнения административной процедуры по личному приему заявителя являются полученные заявителем исчерпывающие сведения для ведения делопроизводства и формирования ведомственного архива:
IV.Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги осуществляется заведующим Отделом.
4.2.Текущий контроль осуществляется путем проведения заведующим Отделом проверок соблюдения и исполнения специалистами, ответственными за предоставление муниципальной услуги положений Административного регламента.
4.3.Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.
4.4.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов Отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги.
4.5.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
V.Порядок обжалования действий
(бездействия) и решений, осуществляемых (принятых)
в ходе предоставления муниципальной услуги
5.1.Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном или в судебном порядке.
5.2.Заявители могут обратиться с жалобой на решения или действия (бездействие), осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), устно либо письменно к Главе администрации, Первому заместителю Главы администрации, руководителю аппарата администрации.
5.3.При обращении заявителя устно, ответ с его согласия может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
5.4.В письменном обращении указываются:
полное наименование органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество, соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица,
фамилия, имя, отчество заявителя, либо наименование (а также фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя в случае обращения с жалобой представителя);
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
излагает суть предложения, заявления или жалобы;
личная подпись заявителя (его уполномоченного представителя) и дата.
Дополнительно в обращении могут быть указаны:
наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется.
обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
5.5.Письменное обращение должно быть написано разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.
Обращения граждан, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этому должностному лицу для рассмотрения и (или) ответа.
5.6.Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
5.7.В случае если в письменном обращении заявителей содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава администрации вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении в адрес заявителя, направившего обращение, направляется сообщение.
5.8.Поступившая жалоба подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.
5.9.Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги в судебном порядке в течение 3 месяцев со дня, когда стало известно о нарушении их прав и свобод. Заявление может быть подано в суд по месту жительства (нахождения) заявителя или нахождения Администрации, должностного лица, муниципального служащего, решения, действия (бездействие) которых оспаривается, в порядке, предусмотренном Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации.