Приложение к Постановлению от 05.07.2012 г № 347 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива» 1. общие положения
1.1.Административный регламент администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - методическая помощь организациям) разработан в целях совершенствования постановки делопроизводства в организациях и функционирования ведомственных архивов, определяет последовательность действий (административных процедур), а также взаимодействие муниципального архива с органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями и иными организациями (далее - организации) при предоставлении муниципальной услуги.
1.2.Получателями муниципальной услуги (пользователи) являются:
- органы местного самоуправления;
- муниципальные учреждения;
- иные организации;
- юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
1.3.Почтовый адрес муниципального архива администрации Большеигнатовского муниципального района: 431670, Республика Мордовия, Большеигнатовский район, с. Большое Игнатово, ул. Советская д. 32
Электронный адрес: ignadm@moris.ru
Телефон: (8 834 42) 2-17-85
График работы муниципального архива администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия:
Понедельник-пятница: с 8:30 до 16:30.
перерыв на обед: с 13:00 до 14:00.
выходные дни: суббота, воскресенье.
Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении.
При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме специалист муниципального архива дает исчерпывающую информацию по вопросам организации оказания методической помощи организациям.
При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги: "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".
2.2.Муниципальная услуга по оказанию методической помощи организациям предоставляется муниципальным архивом администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия (далее - муниципальный архив).
2.3.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
2.3.1.Разработка локальных нормативных правовых документов в области архивного дела и делопроизводства:
- положение об экспертной комиссии организации;
- положение об архиве организации;
- номенклатура дел;
- инструкция по делопроизводству.
2.3.2.Организация ведомственного хранения архивных документов.
2.3.3.Подготовка архивных документов (экспертиза и отбор документов) к передаче на муниципальное хранение в муниципальный архив.
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги - в течение 15 дней со дня их регистрации.
2.5.Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с последующими изменениями);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (с последующими изменениями);
и другими нормативно-методическими документами по организации делопроизводства, документооборота и работы ведомственного архива.
2.6.Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги.
Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте.
В запросе пользователя должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации;
- почтовый и (или) электронный адрес пользователя;
- подпись должностного лица;
- дата отправления.
2.7.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:
- если запросы пользователей не содержат наименования юридического лица, почтового адреса и (или) электронного адреса пользователя;
- если запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение руководителю архива или уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- если в нем содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.
- если отсутствуют у пользователя документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц.
2.8.Муниципальный архив осуществляет предоставление муниципальной услуги по оказанию методической помощи организации бесплатно.
2.9.Время ожидания приема заявителями при подаче документов и получении сведений не должно превышать 40 минут.
Продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому Заявлению.
При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, у заявителя в 5-дневный срок запрашивается необходимая для исполнения запроса информация.
2.11.Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, осуществляет сотрудник муниципального архива, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в течение 1 - 2 дней.
2.12.Требования к помещениям.
Помещение, в котором осуществляется прием, должно обеспечивать:
- комфортное расположение исследователя и должностного лица;
- возможность оформления исследователем письменного обращения;
- наличие письменных принадлежностей и бланка заявления;
- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.
2.13.Показателем доступности и качества муниципальных услуг является:
- динамика роста архивных документов, подготовленных для передачи их на муниципальное хранение;
- динамика учета нормативно-правовых документов, разработанных и представленных на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Республиканской архивной службы Республики Мордовия.
III.Административные процедуры
3.1.Муниципальную услугу по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива выполняет специалист муниципального архива.
3.2.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация обращений (запросов) пользователей;
- рассмотрение их начальником архивного отдела;
- подготовка и направление ответов пользователям.
3.3.1.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
При поступлении в муниципальный архив запроса пользователя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.3.2.Специалист муниципального архива рассматривает обращение (запрос) пользователя в течение 10 дней.
3.3.3.Подготовка ответов пользователям.
Муниципальный архив письменно уведомляет автора запроса о результатах рассмотрения запросов.
Рассмотрение запроса пользователя считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.4.Критерии принятия решения:
- представление на рассмотрение муниципального архива качественно разработанных организациями нормативных правовых документов;
- необходимость проведения обучающего семинара с работниками делопроизводственных служб (ответственных за делопроизводство и архив).
3.5.Результатом административной процедуры является:
- согласование с Экспертно-проверочной комиссией Республиканской архивной службы Республики Мордовия локальных нормативных правовых документов по делопроизводству и архиву;
- утверждение в установленном порядке локальных нормативных правовых документов в организациях;
- своевременная подготовка архивных документов для передачи их на муниципальное хранение.
3.6.Способ фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме, содержащий указание на формат обязательного отображения административной процедуры:
- регистрация запроса (заявления) пользователя в Журнале регистрации поступивших документов;
- регистрация ответа в Журнале регистрации исходящих документов.
IV.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется руководителем аппарата администрации Большеигнатовского муниципального района.
Текущий контроль осуществляется путем проведения, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.
4.2.Руководителем аппарата администрации Большеигнатовского муниципального района проводятся:
- плановые проверки;
- внеплановые проверки.
4.2.1.Плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года.
4.2.2.Основанием для проведения внеплановой проверки является поступление обращений и заявлений граждан, юридических лиц информации от органов местного самоуправления, иных организаций, из средств массовой информации о нарушении порядка исполнения муниципальной услуги.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.3.Общий контроль осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти Республики Мордовия в области архивного дела в форме плановых и внеплановых проверок, проведения мониторинга оказания муниципальной услуги муниципального архива администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия.
4.4.Должностные лица организаций могут осуществлять контроль за соблюдением сроков и качеством оказания архивным отделом муниципальной услуги.
V.Досудебный (внесудебный)