Постановление от 20.12.2012 г № 4139
Об утверждении Административного регламента Администрации городского округа Саранск по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий архивных документов»
Глава Администрации
городского округа Саранск
П.Н.ТУЛТАЕВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА
ЗАВЕРЕННЫХ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
Раздел 1.Общие положения
Подраздел 1.Наименование Административного регламента
1.Административный регламент Администрации городского округа Саранск по предоставлению муниципальной услуги "Выдача заверенных копий архивных документов" (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) должностных лиц Администрации городского округа Саранск по предоставлению муниципальной услуги.
Раздел 2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
Подраздел 1.Наименование муниципальной услуги
2.Наименование муниципальной услуги, предоставление которой регулируется настоящим Регламентом: "Выдача заверенных копий архивных документов" (далее - архивные копии, выписки).
3.Муниципальная услуга предоставляется:
Администрацией городского округа Саранск (далее - Администрация) через Архивную службу Администрации городского округа Саранск (далее - Архив), Казенное учреждение городского округа Саранск "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - КУ "МФЦ").
Подраздел 2.Результат предоставления муниципальной услуги
4.Конечными результатами предоставления муниципальной услуги являются:
выдача заверенной копии (выписки) архивного документа;
мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.
Подраздел 3.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
5.Предоставление муниципальной услуги осуществляется по запросу заявителя в течение 30 дней со дня его регистрации.
Консультации и справки предоставляются работниками Архива в течение всего срока исполнения муниципальной услуги.
Заявителями являются физические и юридические лица.
Подраздел 4.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
6.Предоставление муниципальной услуги "Выдача заверенных копий архивных документов" (далее - Услуга) осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета" от 25.12.1993 N 237);
Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 мая 2006 г. N 19 ст. 2060);
Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. N 43 ст. 4169);
Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2 августа 2010 года, N 31, ст. 4179);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (с изменениями от 16 февраля 2009 г.) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. N 20);
Конституцией Республики Мордовия ("Известия Мордовии" от 22 сентября 1995 г.);
Законом Республики Мордовия от 7 февраля 2005 года N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия" ("Известия Мордовии" от 8 февраля 2005 г. N 17 (23.274)-1);
Уставом городского округа Саранск, утвержденным Решением Саранского городского Совета депутатов от 23 декабря 2005 года N 177 ("Вечерний Саранск" от 29 декабря 2005 г. (спецвыпуск));
Постановлением Главы Администрации городского округа Саранск от 17 февраля 2011 г. N 303 "Об утверждении Стандарта муниципальных услуг на территории городского округа Саранск" ("Вечерний Саранск" от 10 марта 2011 г. N 10);
Рекомендациями Федерального архивного агентства по подготовке справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации" (М, 2005 г.).
Подраздел 5.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
7.Перечень представляемых документов.
Для принятия решения о предоставлении муниципальной услуги заявителем предоставляются следующие документы:
заявление установленного образца (Приложение 1).
8.К заявлению прилагаются:
1) для заявителей - физических лиц:
копия документа, удостоверяющего личность заявителя (копия паспорта), копия трудовой книжки (при получении архивной информации, не содержащей персональных данных о третьих лицах);
копия документа, удостоверяющего личность (копия паспорта), и доверенность третьих лиц или копии документов, удостоверяющие права законных представителей: запрос от нотариуса, завещание, договор купли-продажи, дарения, копия трудовой книжки и др. или полномочия выступать от имени третьих лиц;
2) для заявителей - юридических лиц:
копия документа, удостоверяющего личность представителя юридического лица (копия паспорта);
доверенность юридического лица на получение архивной информации.
Подраздел 6.Перечень оснований для отказа в приеме документов и отказа в предоставлении муниципальной услуги
9.Перечень оснований для отказа в приеме документов:
непредставление или представление не в полном объеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги в соответствии с законодательством;
отсутствие необходимых для проведения поисковой работы сведений, указанных в пункте 8, подраздела 5;
представленные документы не подтверждают право заявителя на получение запрашиваемой информации или полномочия выступать от имени третьих лиц.
10.Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
представление не в полном объеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
отсутствие необходимых сведений для поисковой работы;
представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа;
отсутствие у заявителя права на получение муниципальной услуги;
наличие серьезных повреждений в документах, не позволяющих однозначно истолковать их содержание;
в подлиннике документа, запрашиваемого заявителем, имеются неоговоренные исправления, зачеркивания, записи, исполненные карандашом; ошибки в фамилиях, именах, отчествах; отсутствие имени, отчества, отсутствие расшифровки имени и отчества и др.;
отсутствие в Архиве запрашиваемого документа.
11.Отказ в предоставлении муниципальной услуги должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде и, по возможности, содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для поиска и получения запрашиваемого документа.
Подраздел 7.Размер платы, взимаемый с заявителя при предоставлении муниципальной услуги
12.Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.
Подраздел 8.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления услуги
13.Время ожидания в очереди при подаче документов для получения муниципальной услуги не должно превышать 15 минут. Продолжительность приема у специалиста, ответственного за прием и регистрацию документов, при подаче документов для получения муниципальной услуги не должна превышать 15 минут.
14.Время ожидания в очереди при получении архивной копии не должно превышать 15 минут.
Подраздел 9.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
15.Регистрация запросов осуществляется в течение 10 минут и в течение суток направляется в архив для исполнения.
Подраздел 10.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
16.Прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, осуществляется в Администрации, либо в КУ "МФЦ".
Центральный вход в здание оборудован информационной табличкой, содержащей информацию (на русском и мордовских языках) о наименовании, режиме работы учреждения.
Для ожидания приема отведены места, оборудованные стульями, столами и канцелярскими принадлежностями для возможности оформления документов.
Указанные помещения располагаются с учетом пешеходной доступности для заявителей от остановок общественного транспорта (не более 10 мин. пешком).
17.На информационных стендах в помещении КУ "МФЦ" и на официальном сайте Администрации содержится следующая информация:
номера кабинетов (окошек), контактные телефоны, график работы, фамилии, имена, отчества и должности специалистов, осуществляющих предоставление муниципальной услуги;
краткое описание административных действий при предоставлении муниципальной услуги в текстовом виде и в виде блок-схемы;
перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
образец заявления;
перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
18.На Республиканском портале государственных и муниципальных услуг (функций) размещается следующая информация:
местонахождения, телефоны, адрес электронной почты Администрации, Архива и КУ "МФЦ" (Приложение 2);
перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
образец заявления;
срок предоставления муниципальной услуги;
текст Административного регламента.
Подраздел 11.Показатели доступности и качества муниципальной услуги
19.Муниципальная услуга доступна гражданам Российской Федерации, юридическим лицам, либо их уполномоченным представителям, иным лицам, имеющим право на получение муниципальной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени, при направлении письменных запросов по почте, электронной почте, а также при их непосредственном обращении в Администрацию.
20.Качественной предоставляемая муниципальная услуга признается при предоставлении услуги в сроки, определенные п. 5. подраздела 3 Регламента, и при отсутствии жалоб со стороны заявителей на нарушение требований стандарта предоставления муниципальной услуги.
Подраздел 12.Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме
21.Запрос, направленный в электронном виде, должен содержать фамилию, имя, отчество, подпись заявителя, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, контактный телефон, запрашиваемые сведения.
22.Запрос, поступивший в электронном виде, распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. В течение 3 дней Архив направляет заявителю уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в его рассмотрении.
23.При обращении с запросом в электронном виде заявитель должен подтвердить имеющееся у него право на получение запрашиваемых документов и архивной информации путем предоставления копий соответствующих документов (удостоверяющих личность, подтверждающих право на получение запрашиваемых сведений, а также полномочия согласно п. 8, подраздела 5 Регламента).
Подраздел 13.Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах
24.Для получения информации о правилах предоставления муниципальной услуги заявитель вправе обратиться:
в устной форме лично или по телефону к специалисту Архива или КУ "МФЦ" (далее - специалист);
в письменной форме почтой в адрес Главы Администрации, Руководителя Аппарата Администрации;
через официальный сайт Администрации, по электронной почте в адрес Администрации, Архива.
25.Основными требованиями к информированию заинтересованных лиц являются:
достоверность и полнота информации;
четкость в изложении информации;
удобство и доступность получения информации;
оперативность предоставления информации.
26.При личном обращении заинтересованного лица специалист должен принять все меры для дачи полного ответа на все поставленные вопросы, в случае необходимости с привлечением других специалистов. Продолжительность информирования при личном обращении заинтересованного лица составляет не более 15 минут.
27.При информировании по телефону специалист, сняв трубку, должен назвать наименование своего отдела, должность, фамилию, имя и отчество. Во время разговора специалист должен произносить слова четко и дать полный ответ на поставленные вопросы.
В конце информирования по телефону специалист должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять для получения муниципальной услуги. Продолжительность разговора не должна превышать 10 минут.
28.Публичное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством размещения соответствующей информации в средствах массовой информации, на официальном сайте Администрации, КУ "МФЦ", на портале государственных и муниципальных услуг, а также на информационных стендах в КУ "МФЦ".
Раздел 3.Административные процедуры
Подраздел 1.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
Глава 1.Основные положения
29.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:
прием и регистрация запросов и документов;
рассмотрение поступивших запросов;
исполнение запросов: подготовка заверенной копии (выписки) архивных документов либо мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги;
выдача результата заявителю.
Блок-схема алгоритма прохождения административной процедуры приведена в Приложении 3 к Административному регламенту.
Глава 2.Прием и регистрация запросов и документов
30.Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является поступление заявления в Администрацию городского округа Саранск либо в КУ "МФЦ".
31.Специалист, ответственный за прием и регистрацию документов:
устанавливает личность заявителя;
изучает содержание заявления;
определяет наличие необходимых сведений и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
устанавливает полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации.
32.Специалист, ответственный за прием и регистрацию запросов, вносит регистрирующую запись о приеме документов в регистрационную карточку автоматизированной системы учета входящей и исходящей документации в соответствии с действующими правилами ведения учета документов и выдает расписку в получении заявления и приложенных документов с указанием даты их получения, перечня и срока рассмотрения.
33.При наличии оснований, указанных в пункте 9, подраздела 6 настоящего Административного регламента, специалист уведомляет заявителя о наличии препятствий для принятия документов, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению.
Продолжительность приема и регистрации документов составляет не более 15 минут.
34.В случае поступления запроса и прилагаемых к нему документов по почте (электронной почте) специалист выполняет последовательность действий, указанных в пунктах 31 - 33 Регламента.
Глава 3.Рассмотрение поступивших запросов
35.После регистрации специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, передает запрос и прилагаемые к нему документы в Архив в течение суток.
36.Руководитель Архива в течение 1 рабочего дня осуществляет анализ поступивших запросов с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. В результате анализа
определяется правомочность получения заявителем запрашиваемых архивных копий;
степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;
принимает решение о предоставлении муниципальной услуги, либо в отказе предоставления услуги
Запросы направляются в течение одного дня (в соответствии закрепленным архивным фондам) специалистам Архива (далее - исполнитель) для исполнения.
37.Ответственный исполнитель Архива, получивший запрос о выдаче заверенной копии (выписки) архивного документа, осуществляет подготовку документа либо мотивированного отказа.
Глава 4.Исполнение запросов: подготовка заверенных копий, выписок архивных документов либо мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги
38.При оформлении заверенной копии (выписки) архивного документа сотрудник Архива:
снимает копию с подлинника экземпляра документа или выписку из него в части, затрагивающей права и интересы заявителя (в одном или в двух экземплярах);
оформляет заверительные надписи:
основание для выдачи копии, выписки следующего содержания: фонд N ______, опись ___________, дело N ______, том N ______, лист(ы) __________;
надпись, подтверждающую идентичность подлиннику выданных копий (выписок). Заверительная надпись "ВЕРНО" проставляется ниже реквизита подлинника документа "Подпись" и составляется по форме:
Верно
Начальник Архивной службы
Администрации городского
округа Саранск _________________ __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)Дата заверения копии (выписки):
39.Если копия или выписка архивного документа занимают более одного листа, все листы скрепляются (подшиваются), нумеруются и на месте скрепления делается заверительная надпись с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.
40.В целях свидетельствования верности копии запрашиваемого документа на копии (выписке) проставляется отметка о том, что подлинник находится на хранении в Архивной службе Администрации городского округа Саранск.
41.Копии (выписки) архивных документов заверяются начальником Архива и передаются для выдачи заявителю или его представителю, в том числе и через КУ "МФЦ", не позднее чем за день до истечения, установленного для подготовки документа, срока.
42.При наличии оснований, указанных в пункте 10, подраздела 6 настоящего Регламента, исполнитель готовит в двух экземплярах мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.
43.Мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги подписывается начальником Архива
Подписанный мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги регистрируется специалистом Архива и направляется заявителю почтовым отправлением либо, по желанию заявителя, выдается на руки, в том числе и через КУ "МФЦ".
44.В случае обнаружения ошибок, опечаток в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, заявитель вправе обратиться в Администрацию с заявлением об их устранении. Заявление после регистрации в течение суток передается непосредственно исполнителю.
Специалист Архива в установленном порядке устраняет допущенные ошибки и опечатки в срок не позднее 10 рабочих дней. Исправленный документ выдается в порядке, установленным Регламентом.
Глава 5.Выдача результата заявителю
45.Заявитель уведомляется специалистом КУ "МФЦ", ответственным за выдачу результата услуги по телефону о готовности результата предоставления услуги в течение двух рабочих дней после его получения от Администрации.
46.В случае если специалист КУ "МФЦ", ответственный за выдачу результата услуги не смог дозвониться до заявителя, либо заявитель не указал контактный телефон, заявителю на указанный им почтовый адрес, в течение трех рабочих дней с момента получения результата услуги от Администрации отправляется простым почтовым отправлением письмо, подтверждающее готовность результата услуги.
47.В случае если заявителем в заявлении указан способ получения результата услуги по почте, то результат услуги в течение трех рабочих дней после его получения от Администрации отправляется заявителю на указанный им почтовый адрес заказным письмом с уведомлением.
48.Невостребованный результат услуги хранится в КУ "МФЦ" пять лет.
Подраздел 2.Формы контроля за исполнением Административного регламента
49.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами Администрации, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего Административного регламента.
50.Специалисты, участвующие в исполнении муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение порядка и сроков ее исполнения.
51.Проведение текущего контроля осуществляется не реже двух раз в год.
Текущий контроль может быть плановым (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Администрации и внеплановым (проводиться по конкретному обращению заявителя или иных заинтересованных лиц). При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги, или вопросы, связанные с исполнением отдельных административных процедур (тематические проверки).
По результатам проведенных проверок при выявлении нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Раздел 4.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) администрации городского округа Саранск, а также должностных лиц и муниципальных служащих
Подраздел 1.Предмет досудебного
(ВНЕСУДЕБНОГО) ОБЖАЛОВАНИЯ
52.Заявитель вправе обжаловать решения, действия (бездействие) осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном (внесудебном) порядке.
Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия, муниципальными правовыми актами, настоящим Административным регламентом для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия, муниципальными правовыми актами, настоящим Административным регламентом, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия, муниципальными правовыми актами, настоящим Административным регламентом;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы;
7) отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.
Подраздел 2.Порядок подачи и рассмотрения жалобы
53.Основанием для начала досудебного обжалования является поступление в Администрацию жалобы, поступившей от заявителя при личном обращении или по почте, в том числе электронной почте, а также с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также может быть принята при личном приеме заявителя.
Письменная жалоба на действия (бездействие) или решения должностных лиц, специалистов Администрации, подается Главе Администрации или уполномоченному в установленном порядке должностному лицу.
54.Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего услугу - Администрация городского округа Саранск, должностного лица, специалиста Администрации, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Администрации, должностного лица, специалиста Администрации;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Администрации, должностного лица, специалиста Администрации. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
55.Жалоба, поступившая в Администрацию, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Администрации, должностного лица, специалиста Администрации, КУ "МФЦ" в приеме документов у заявителя либо отказа Администрации, должностного лица Администрации в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
56.По результатам рассмотрения жалобы Администрация принимает одно из следующих решений:
признает действие (бездействие) должностного лица, специалиста Администрации, соответствующим настоящему Административному регламенту и отказывает в удовлетворении жалобы;
признает действие (бездействие) должностного лица, специалиста Администрации, не соответствующим настоящему Административному регламенту полностью или частично и принимает решение о привлечении его к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
57.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
58.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения, или преступления Глава Администрации, либо уполномоченное им должностное лицо незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.