Приказ от 24.07.2013 г № 52
Об утверждении Положения о порядке рассмотрения обращений граждан в Государственном комитете Республики Мордовия по делам юстиции
В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Положением о Государственном комитете Республики Мордовия по делам юстиции, утвержденным постановлением Правительства Республики Мордовия от 15 июля 2005 г. N 278 "Об утверждении Положения о Государственном комитете Республики Мордовия по делам юстиции" и Указом Главы Республики Мордовия от 15 июля 2013 года N 150-УГ "О приведении отдельных указов Главы Республики Мордовия по вопросам рассмотрения обращения граждан в соответствие с действующим законодательством" приказываю:
1.Утвердить Положение о порядке рассмотрения обращений граждан в Государственном комитете Республики Мордовия по делам юстиции (далее - Положение).
2.Отделу кадровой и организационно-правовой работы (Гордеевой И.А.) довести до сведения работников аппарата Государственного комитета Республики Мордовия по делам юстиции данное Положение.
3.Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
4.Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.
Председатель
М.П.ДЕНИСОВ
1.Общие положения
1.1.Настоящее Положение определяет порядок рассмотрения и разрешения обращений граждан, ведения делопроизводства и регламентирует прием граждан в Государственном комитете Республики Мордовия по делам юстиции (далее - Комитет).
1.2.Работа по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее Федеральный закон), иным федеральным законодательством, и настоящим Положением.
1.3.В настоящем Положении используются основные термины, определенные статьей 4 Федерального закона.
Настоящее Положение распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан Российской Федерации, объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
1.4.Обращения граждан поступают в Комитет в письменной форме, в форме электронного документа (далее - письменное обращение) или в устной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления и жалобы.
2.Порядок рассмотрения и разрешения обращений граждан
2.1.Рассмотрение и разрешение обращений граждан осуществляют председатель Комитета и его заместители.
В зависимости от содержания обращения граждан в рассмотрении обращений граждан участвуют все государственные гражданские служащие Комитета.
При рассмотрении обращений граждан должностные лица знакомятся с их содержанием в целях решения вопроса о принятии их к своему производству либо направлении в другой орган (должностному лицу), если поднятые в них вопросы не относятся к компетенции данного органа (должностного лица), с сообщением об этом заявителю.
При разрешении обращений граждан принимаются решения по существу поставленных заявителями вопросов, о чем они извещаются, и обеспечивается практическая реализация принятых решений.
2.2.Контроль за рассмотрением и разрешением обращений граждан осуществляет председатель Комитета.
2.3.Структурным подразделением Комитета, ответственным за организацию работы с обращениями граждан, является отдел кадровой и организационно-правовой работы.
2.4.Заявитель направляет на имя председателя Комитета обращение в письменной либо электронной форме.
2.5.Все обращения граждан, поступившие в Комитет, регистрируются в день их поступления и передаются на рассмотрение председателю Комитета.
2.6.Специалисты отдела кадровой и организационно-правовой работы:
1) зарегистрированное письменное обращение в день регистрации обращения докладывают председателю Комитета (его заместителю), который поручает его рассмотрение начальникам отделов Комитета, на которых возлагается ответственность за соблюдение сроков и качеством рассмотрения;
2) направляют обращение на рассмотрение в отделы Комитета;
3) направляют обращение на рассмотрение в другие органы, органы местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, если решение поставленных в обращении вопросов не входит в компетенцию Комитета в течение семи дней со дня его регистрации;
4) зарегистрированное обращение направляется для рассмотрения в соответствующий отдел Комитета, в котором оформляется номенклатурное дело. Все документы и материалы, касающиеся рассмотрения данного обращения, а также обращений того же гражданина по вопросам, относящимся к компетенции данного отдела, подшиваются в номенклатурное дело в хронологическом порядке.
2.7.Подготовка проекта ответа гражданину осуществляется ответственным исполнителем.
Исполнитель в свою очередь:
изучает обращение, нормативную правовую базу и сложившуюся правоприменительную практику по проблеме, обозначенной в обращении;
готовит проект ответа заявителю;
визирует проект ответа заявителю;
направляет проект ответа на подпись председателю Комитета.
2.8.Председатель Комитета в течение двух дней подписывает ответ на обращение гражданина.
2.9.Ответ на обращение, поступившее в Комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения и направляется заявителю в письменном виде, либо по электронной почте в зависимости от способа обращения заявителя или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении.
В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение сложной проверки, истребование документальных материалов и принятие других мер, сроки рассмотрения их могут быть продлены председателем (заместителем председателя) Комитета не более чем на 30 дней с уведомлением об этом в трехдневный срок гражданина, подавшему обращение, а также делается отметка о продлении срока в регистрационно-контрольном журнале (приложение 1) и в регистрационно-контрольной карточке (приложение 3).
2.10.На письменных обращениях граждан запрещается делать резолюции, надписи.
2.11.Обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени направления первого заявления истек установленный законодательством срок рассмотрения, либо в которых заявитель обжалует решение, принятое по предыдущему обращению следует считать повторными.
При рассмотрении повторного обращения тщательно выясняются причины его поступления и в случае установления факта неполного разрешения ранее поставленных вопросов виновные должностные лица могут быть привлечены к ответственности в установленном законом порядке.
Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются дубликатами, дополнительного рассмотрения не требуют и подлежат направлению для сведения исполнителю первичного обращения.
2.12.Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и заявителю дан исчерпывающий письменный ответ, соответствующий действующему законодательству.
Поставленные в обращении вопросы считаются разрешенными лишь тогда, когда восстановлены нарушенные права заявителя, удовлетворена его законная просьба, установлены и устранены причины, породившие жалобу, либо правомерно и обоснованно отказано в удовлетворении просьбы.
2.13.В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.
2.14.Ответ гражданину с его согласия может быть дан устно в ходе личного приема, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях гражданину готовится и направляется письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
2.15.Обращения граждан, подписанные двумя и более лицами, считаются коллективными.
2.16.Поступающие в Комитет письменные обращения, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными и ответ на них не дается. Однако если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
2.17.Состояние работы с обращениями граждан (краткие информационно-статистические данные, и т.п.) отражается в годовых отчетах Комитета.
3.Ведение делопроизводства по обращениям граждан
3.1.Делопроизводство по обращениям граждан ведется в Комитете отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с порядком, установленным настоящим Положением.
3.2.Все поступающие по почте в Комитет обращения должны быть зарегистрированы в день их поступления в регистрационно-контрольном журнале (приложение 1), который может вестись как переходящий.
3.3.Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется на свободном месте первой страницы заявления.
Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: Д/401).
Почтовые конверты (пакеты) поступивших письменных обращений граждан, сохраняются в течение всего периода их рассмотрения и разрешения, после чего уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.
3.4.Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно". К обращению подбирается вся предшествующая переписка.
3.5.Регистрационный номер коллективных и анонимных обращений состоит из букв "Кл" и "Ан" и порядкового номера поступившего обращения (например: Кл/835, Ан/711).
При журнальной системе учета проходящие по обращению лица при регистрации обращения вписываются в соответствующие разделы журнала по алфавиту с указанием фамилии, инициалов автора, регистрационного номера и даты поступления обращения.
36.Картотека с регистрационно-контрольными карточками ведется строго по алфавиту фамилий заявителей. Регистрационно-контрольные карточки на коллективные и анонимные обращения хранятся в отдельных разделах картотеки в порядке их поступления.
3.7.Пересылка обращений производится с сопроводительными письмами, зарегистрированными в установленном порядке.
3.8.Сведения о пересылке (передаче) обращений, содержании поручений по ним, постановке этих документов на особый контроль, ходе их исполнения, о задержке в исполнении обращений, об окончательном их разрешении и сообщении заявителям о принятых решениях, а также об определении этих документов в дело отражаются в регистрационно-контрольных карточках и журналах.
3.9.На материалах, связанных с рассмотрением обращений, после окончательного решения и их исполнения проставляется надпись "в дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
3.10.Обращения граждан, копии ответов на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также документы по приему граждан формируются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке.
При формировании дел проверяется правильность приобщения документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные заявления граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.
3.11.Дело подлежит передаче в архив в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
4.Прием граждан
4.1.Прием граждан в Комитете, осуществляется в целях рассмотрения обращений граждан, относящихся к его компетенции.
4.2.Личный прием граждан осуществляют председатель Комитета и его заместители. График приема граждан заместителями председателя Комитета утверждается председателем Комитета.
4.3.Выездной прием граждан проводит председатель Комитета в соответствии с графиком, утверждаемым Главой Республики Мордовия.
График приема граждан, информация о месте, днях и часах приема доводятся до сведения граждан через средства массовой информации, и размещается на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия - http://e-mordovia.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет"; на информационных стендах в помещениях Комитета.
4.4.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Это может быть любой документ, который бы удостоверял личность пришедшего на прием гражданина (содержал данные о гражданине и его фотографию).
4.5.На личном приеме гражданин излагает суть своего обращения, содержание которого заносится в контрольно-регистрационную карточку (приложение 3).
4.6.Если в ходе личного приема выясняется, что решение поставленных гражданином вопросов не входит в компетенцию Комитета, гражданину дается устное разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
4.7.Ответ гражданину с его согласия может быть дан устно в ходе личного приема, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях гражданину готовится и направляется письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.8.Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном порядке.
4.9.На первом листе принятого в ходе личного приема письменного обращения гражданина специалистом, осуществляющим прием, ставится отметка "Принято на личном приеме".
4.10.Организацию личного приема граждан осуществляет отдел кадровой и организационно-правовой работы.
4.11.Лица, осуществляющие прием граждан, несут ответственность за правильность принятия мер по полученным в ходе приема сообщениям, а также за соответствие действующему законодательству принятых ими лично решений, данных разъяснений и рекомендаций.
4.12.Прием граждан ведется в порядке очередности. Лица, имеющие льготы, установленные соответствующими законами Российской Федерации и законами Республики Мордовия, депутаты всех уровней, беременные женщины и посетители с малолетними детьми принимаются вне очереди. Лица, находящиеся в нетрезвом состоянии, на прием не допускаются.
4.13.Учет граждан ведется в журнале учета приема граждан (приложение 2). Журнал может вестись как переходящий.