Приложение к Приказу от 05.10.2016 г № 254 Правила
Правила обработки персональных данных в министерстве строительства и архитектуры республики мордовия
1.Правила обработки персональных данных в Министерстве строительства и архитектуры Республики Мордовия (далее - Правила) разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федеральным законом от 27 июля 2007 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных").
Настоящие Правила приняты во исполнение абзаца второго подпункта "б" пункта 1 Перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211.
2.Правила устанавливают в Министерстве строительства и архитектуры Республики Мордовия (далее - Министерство) процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.
Настоящие Правила определяют политику Министерства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных.
3.В Министерстве обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:
1) государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Мордовия в Министерстве строительства и архитектуры Республики Мордовия (далее - гражданские служащие) и членов их семей;
2) руководителей подведомственных Министерству учреждений;
3) граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Республики Мордовия (далее - гражданской службы) в Министерстве;
4) граждан, претендующих на замещение вакантных должностей руководителей подведомственных Министерству учреждений;
5) граждан, обратившихся в Министерство в связи с предоставлением государственных услуг, исполнением государственных функций.
4.Обработка персональных данных в Министерстве выполняется с использованием средств автоматизации или без таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
5.В Министерстве персональные данные обрабатываются в целях:
1) обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в прохождении гражданской службы, содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения гражданскими служащими Министерства должностных обязанностей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества;
2) противодействия коррупции;
3) оказания государственных услуг, предоставляемых Министерством;
4) исполнения Министерством государственных функций.
6.Для выявления и предотвращения нарушений, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, в Министерстве используются следующие процедуры:
1) осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами;
2) оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных;
3) ознакомление гражданских служащих Министерства, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с законодательством Российской Федерации в области персональных данных, а также с нормативными правовыми актами по отдельным вопросам, касающимся обработки персональных данных, в том числе с настоящими Правилами;
4) ограничение обработки персональных данных достижением целей, указанных в пункте 5 настоящих Правил;
5) осуществление обработки персональных данных в соответствии с принципами и условиями обработки персональных данных, установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
6) недопущение обработки персональных данных, несовместимых с целями сбора персональных данных;
7) недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
8) соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных целям обработки персональных данных, указанным в пункте 5 настоящих Правил;
9) обеспечение при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к указанным в пункте 5 настоящих Правил целям обработки персональных данных.
7.В Министерстве для каждой цели обработки персональных данных определяется содержание персональных данных:
1) для целей обработки персональных данных, указанных в подпунктах 1 и 2 пункта 5 настоящих Правил, используются персональные данные, указанные в Перечне персональных данных, обрабатываемых в Министерстве строительства и архитектуры Республики Мордовия в связи с реализацией служебных и трудовых отношений, утверждаемых Министерством, от категорий субъектов, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 3 настоящих Правил;
2) для целей обработки персональных данных, указанных в подпунктах 3 и 4 пункта 5 Правил, используются персональные данные, указанные в Перечне персональных данных, обрабатываемых в Министерстве строительства и архитектуры Республики Мордовия в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций, от категорий субъектов, указанных в подпункте 5 пункта 3 настоящих Правил.
8.Обработка персональных данных осуществляется только с согласия субъекта персональных данных. Типовая форма согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (далее - согласие субъекта персональных данных) утверждается приказом Министерства. Согласие субъекта персональных данных действует с момента подписания и до отзыва.
В случае отказа субъекта персональных данных дать письменное согласие на обработку персональных данных ему под роспись доводится разъяснение юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные по типовой форме, утверждаемой приказом Министерства.
Обработка персональных данных осуществляется без получения согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктами 2 - 11 части 2 статьи 6, частью 2 статьи 10, частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных".
9.Обработка персональных данных осуществляется гражданскими служащими, замещающими должности, предусмотренные перечнем должностей государственных гражданских служащих Министерства строительства и архитектуры Республики Мордовия, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных, утверждаемым приказом Министерства.
10.Обработка персональных данных осуществляется путем:
1) получения оригиналов необходимых документов;
2) копирования оригиналов документов;
3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
4) формирования персональных данных в ходе их обработки;
5) внесения персональных данных в информационные системы Министерства.
11.Персональные данные запрашиваются непосредственно у субъекта персональных данных.
В случае возникновения необходимости получения персональных данных у третьей стороны следует известить об этом субъекта персональных данных заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных (за исключением случаев, установленных частью 4 статьи 18 Федерального закона "О персональных данных").
12.Запрещается обрабатывать персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, частной жизни.
13.Обработка персональных данных гражданских служащих и руководителей подведомственных учреждений осуществляется в течение всего периода прохождения государственной гражданской службы в Министерстве и работы в подведомственном учреждении.
Документы претендентов на замещение вакантной должности гражданской службы со дня завершения конкурса хранятся в архиве Министерства в течение трех лет.
Срок хранения персональных данных граждан, обратившихся в Министерство в связи с предоставлением государственных услуг, исполнением государственных функций, определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.
16.Персональные данные хранятся в структурных подразделениях, к функциональным обязанностям которых относится обработка соответствующих персональных данных.
17.Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на разных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).
18.Должно обеспечиваться раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящими Правилами.
19.Контроль за хранением и использованием материальных носителей, содержащих персональные данные, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют непосредственные руководители гражданских служащих, осуществляющих обработку персональных данных.
20.Решение об уничтожении персональных данных принимается комиссией, создаваемой решением Министра по мере необходимости. В состав комиссии в обязательном порядке включаются:
1) гражданский служащий, ответственный за обработку персональных данных в Министерстве;
2) гражданский служащий, осуществляющий мероприятия по защите государственной тайны в Министерстве;
3) начальник отдела организационного и кадрового обеспечения (при уничтожении персональных данных, обрабатываемых в связи с реализацией служебных и трудовых отношений);
4) начальник структурного подразделения Министерства, к функциональным обязанностям которого относится обработка соответствующих персональных данных (при уничтожении персональных данных, обрабатываемых в связи с осуществлением государственных функций и оказанием государственных услуг);
5) гражданский служащий, ответственный за обеспечение информационных технологий в Министерстве (при уничтожении персональных данных на электронных носителях).
Контроль за процедурой уничтожения документов осуществляется гражданским служащим, ответственным за обработку персональных данных в Министерстве, совместно с гражданским служащим, осуществляющим мероприятия по защите государственной тайны в Министерстве.
Уничтожение персональных данных на электронных носителях производится под контролем гражданского служащего, осуществляющим мероприятия по защите государственной тайны в Министерстве, гражданским служащим, ответственным за обеспечение информационных технологий в Министерстве, путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удаления с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.
Сведения об уничтожении вносятся в акт о выделении к уничтожению документов.